Jak planować sprinty, żeby nie przerywać pracy

Planowanie sprintów bez ciągłych przerywników to jak próba ugotowania spaghetti w 30 sekund – teoretycznie możliwe, ale w praktyce kończy się kleistym bałaganem. Kluczem jest realistyczne podejście, które łączy ambitne cele z szacunkiem dla praw fizyki (i psychiki zespołu). Oto jak to zrobić, żeby nie skończyć z tablicą pełną niezrealizowanych zadań i developerami patrzącymi na Ciebie jak na wroga ludzkości.

1. Sprint to nie wyścig z przeszkodami, a maraton z pit-stopami

Pierwsza zasada: zapomnij, że „sprint” oznacza bieg na złamanie karku. W NexTech nazywamy to „kontrolowanym pośpiechem”. Jak to wygląda w praktyce?

• Cel sprintu ≠ lista życzeń – jeśli Twój backlog przypomina listę zakupów przed świętami, czas na interwencję
• Buffer time to nie luksus – zawsze zostawiamy 20% czasu na nieprzewidziane zdarzenia (bo w tech’u „to nie powinno się zdarzyć” zdarza się codziennie)
• Priorytetyzacja to sztuka mówienia „nie” – nasza zasada: 1 must-have, 2 nice-to-have i 1 „marzenie” na sprint

Dane, które otworzą Ci oczy:

2. Ceremonie Agile to nie rytuały voodoo – traktuj je poważnie

Retro? Planning? Daily? To nie są spotkania dla zabawy w korporacyjną demokrację. W NexTech traktujemy je jak przegląd techniczny Ferrari – skróć, a rozbijesz się na pierwszym zakręcie.

Jak nie zamienić spotkań w stratę czasu:

• Daily standup: 15 minut, 3 pytania, 0 dyskusji. Problemy? Osobny wątek po spotkaniu
• Planning: Maks 2h. Jeśli trwa dłużej, znaczy że albo cel jest zbyt ambitny, albo zespół nie rozumie wymagań
• Retro: 30-45 minut z konkretnym outputem. Nie „musimy lepiej komunikować”, tylko „wprowadzamy kanał #awarie-tech od poniedziałku”

Pro tip: Jeśli widzisz, że zespół na spotkaniach sprawdza maile pod stołem, to nie ich problem – to Twój. Spotkania powinny być jak dobra kawa – krótkie, mocne i dające energię do działania.

3. „Nieprzerwany” sprint to mit – naucz się zarządzać przerwami

W idealnym świecie sprint płynie jak górski potok. W rzeczywistości przypomina raczej jazdę po Warszawie w godzinach szczytu – ciągłe zatrzymania i zmiany pasa. Jak to ogarnąć?

Najczęstsze „przerywniki” i jak je kontrolować:

• Awaria produkcyjna: Mamy dedykowany „zespół strażaków” rotacyjnie zmieniający się co sprint
• Nagłe zmiany priorytetów: Każda prośba od zarządu musi przejść przez „czy to naprawdę nie może poczekać 5 dni?”
• Problemy techniczne: Blokery są eskalowane natychmiast, ale tylko przez wyznaczone osoby

Prawda jest taka: w 7 latach zarządzania zespołami tech nigdy nie miałem sprintu bez żadnych przerw. Ale dobre planowanie sprawia, że te przerwy są jak przystanki tramwajowe – zaplanowane i kontrolowane, a nie jak wypadek na autostradzie.

4. Narzędzia to nie zbawienie, ale mogą pomóc

Jira, Trello, Asana… To nie magiczne różdżki, które rozwiążą problemy planowania. Ale dobrze użyte – mogą być jak GPS w nieznanym mieście.

Jak używamy narzędzi w NexTech:

• Jeden system prawdy: Wszystkie taski w jednym miejscu, zero dyskusji na Slacku bez linka do ticketu
• Automatyzacja: Automatyczne przypomnienia o deadline’ach, ale tylko dla leadów (developerów nie spamujemy)
• Widok „Focus Mode”: Każdy developer widzi tylko swoje aktualne zadania, nie cały backlog firmy

Pamiętaj: narzędzia powinny pomagać, a nie utrudniać. Jeśli Twój zespół spędza więcej czasu na aktualizowaniu statusów niż na kodowaniu, masz problem.

5. Kultura > procesy

Możesz mieć najlepsze procesy świata, ale jeśli zespół boi się powiedzieć „nie zdążymy”, skończysz z ciągłymi przerywnikami i niedokończonymi rzeczami.

Jak budujemy kulturę efektywnych sprintów:

• Bezpieczeństwo psychologiczne: Nikt nie jest karany za realistyczne szacowanie czasu
• Transparentność: Wszyscy widzą priorytety i rozumieją dlaczego X jest ważniejsze niż Y
• Odpowiedzialność: Każdy sam wybiera zadania na sprint (w ramach swoich kompetencji)

Najlepsza metryka? Gdy developer sam mówi „to wezmę w następnym sprincie, teraz bym tego nie zrobił dobrze”. To poziom dojrzałości zespołu, do którego warto dążyć.

Podsumowanie: Sprint bez przerywników to sprint dobrze zaplanowany

Planowanie sprintów to jak gra w szachy – trzeba myśleć kilka ruchów do przodu, ale nie da się przewidzieć wszystkiego. Kluczowe zasady, które działają u nas:

1. Realistyczne cele (lepiej zrobić mniej, ale dobrze)
2. Buffer time na nieprzewidziane sytuacje
3. Jasne zasady eskalacji problemów
4. Narzędzia wspierające, a nie utrudniające pracę
5. Kultura, w której mówienie prawdy jest nagradzane

Pamiętaj: w tech’u jedyną stałą jest zmiana. Nie chodzi o to, by całkowicie wyeliminować przerywniki, ale by nauczyć się je kontrolować. Bo jak mawiał mój pierwszy CTO: „Planowanie sprintu bez bufora to jak skakanie ze spadochronem bez zapasowego – może się udać, ale po co ryzykować?”.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.