Jak nie dać się zwariować „pilnym” prośbom
Odpowiedź jest prosta: przestań wierzyć, że wszystko jest pilne, a zacznij wierzyć w swoją zdolność do mówienia „nie”. W świecie, gdzie każdy mail, wiadomość i prośba jest oznaczona jako „ASAP”, „URGENT” lub „TOP PRIORITY”, jedyną naprawdę pilną rzeczą jest odzyskanie kontroli nad swoim czasem i energią. Reszta to tylko sztuczki psychologiczne i test twoich granic.
Dlaczego wszyscy nagle mają „pilne” sprawy?
Pilność to współczesna waluta manipulacji. W mojej karierze zauważyłem pewną prawidłowość:
- 80% „pilnych” spraw przestaje być pilnych, gdy nie zareagujesz od razu
- 15% rozwiąże się samo
- Tylko 5% faktycznie wymaga natychmiastowej uwagi
Najlepszą analogią jest rodzicielstwo. Gdy dziecko krzyczy „pilnie!”, a ty biegniesz, uczysz je, że krzyk działa. Gdy sprawdzasz, czy to rzeczywiście nagły wypadek, uczysz je oceniać priorytety. Biznes działa dokładnie tak samo.
Psychologia „pilności” w trzech aktach
| Typ „pilności” | Prawdziwe znaczenie | Twoja reakcja |
|---|---|---|
| „To musi być gotowe na wczoraj!” | Ktoś źle zaplanował swoje zadania | „Jak możemy uniknąć tej sytuacji w przyszłości?” |
| „Tylko ty możesz to zrobić!” | Ktoś nie chce się wysilić lub nauczyć | „Kogo mogę przeszkolić, żeby następnym razem mógł to zrobić sam?” |
| „Klient się wkurzy, jeśli nie zrobimy tego teraz!” | Strach przed konfrontacją z klientem | „Jakie są realne konsekwencje opóźnienia? Czy klient naprawdę zapłacił za priorytet?” |
System obrony przed sztormem „ASAP-ów”
Oto moja sprawdzona metoda na odsianie prawdziwych nagłych spraw od pozorowanych:
1. Zasada 24 godzin
Odpowiadam na każdą „pilną” prośbę w ten sam sposób: „Przeanalizuję to w ciągu 24h i dam znać, czy jesteśmy w stanie to zrealizować w podanym terminie”. To magiczny czas, w którym:
- 50% proszących znajduje rozwiązanie samodzielnie
- 30% uznaje, że sprawa może poczekać
- 20% rzeczywiście wymaga działania
2. Test „Co się stanie, jeśli…”
Zadaj to pytanie za każdym razem. „Co się stanie, jeśli nie zrobimy tego dzisiaj?” Jeśli odpowiedź brzmi „ktoś będzie niezadowolony”, to nie jest twój problem. Jeśli „stracimy 100 000 zł”, to może warto działać.
3. Ekonomia pilności
Wprowadziłem w firmie prosty system: każda pilna prośba kosztuje. Dosłownie. Działy mają budżety na „priorytety ekspresowe”. Jeśli chcą coś przyspieszyć, płacą z tego budżetu. Nagle okazało się, że 90% spraw może poczekać.
Technologiczne triki na obronę przed chaosem
Jako CEO tech startupu nie mogę nie polecić kilku narzędzi:
- Filtry w mailu – wszystkie wiadomości z „URGENT” w temacie lądują w osobnym folderze, który sprawdzam 2x dziennie
- Slack/Teams – kanał #pilne tylko dla rzeczy naprawdę pilnych. Używanie go bez potrzeby karane jest symboliczną „karą” na rzecz teamu
- Calendar blocking – 50% mojego kalendarza to zablokowany czas na głęboką pracę. Nie ma tam miejsca na „tylko szybkie spotkanie”
Kiedy jednak powiedzieć „tak”?
Oczywiście są sytuacje, gdy trzeba działać szybko. Moje kryteria to:
- Bezpieczeństwo ludzi jest zagrożone
- Istnieje realne ryzyko utraty kluczowego klienta
- Systemy krytyczne dla biznesu przestały działać
- To naprawdę jedyny moment, kiedy coś można załatwić (np. okno prawne)
Wszystko inne to tylko czyjaś zła organizacja czasu próbująca stać się twoim problemem.
Podsumowanie: Jak zachować zdrowie psychiczne
Po 12 latach w biznesie nauczyłem się jednego: najcenniejszą umiejętnością przywódcy jest nie podejmowanie szybkich decyzji, ale rozpoznawanie, które decyzje w ogóle wymagają twojej uwagi. Pamiętaj:
- Twoja wartość nie mierzy się liczbą „pilnych” spraw, które załatwiasz
- Większość „pożarów” gaśnie sama, jeśli dasz im trochę czasu
- Ludzie będą szanować twoje granice tylko wtedy, gdy ty sam ich przestrzegasz
Najlepszą inwestycją w karierze jest nauczenie się, że „nie” to pełne zdanie. A jeśli ktoś uważa, że to zbyt radykalne podejście… cóż, może powinien pilnie przemyśleć swoje priorytety.
Related Articles:
Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.
Kim jestem?
Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.
Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.
Moje wartości
- Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
- Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
- Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
- Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
- Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności
Poza biznesem
Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.
Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.
Dlaczego ten blog?
„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.
Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”
Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.
