Jak nie dać się zasypać notatkom
Odpowiedź jest prosta: przestań traktować notatki jak święte krowy, które trzeba gromadzić „na wszelki wypadek”. Zamiast tego, zacznij je traktować jak narzędzie, a nie cel sam w sobie. Bo prawda jest taka, że 90% naszych notatek to śmieci, które nigdy nie ujrzą światła dziennego – a my tylko udajemy, że jest inaczej, żeby poczuć się produktywnie.
Notatkowy armagedon: jak doszliśmy do tego punktu?
Pamiętasz czasy, gdy notatki zapisywało się w jednym zeszycie? Teraz mamy:
- Notatki w Evernote
- Spotkania w Notion
- Pomysły w Apple Notes
- Zadania w Todoist
- Szybkie myśli w Google Keep
- I oczywiście te wszystkie zdjęcia notatek z flipchartów…
To nie jest produktywność – to cyfrowy hoarding. I tak, wiem co mówię – sam przez to przeszedłem. W pewnym momencie miałem ponad 5000 notatek rozsianych po 7 różnych aplikacjach. Brzmi znajomo?
5 zasad, które uratują cię przed notatkowym tsunami
1. Zasada 24 godzin
Jeśli w ciągu doby nie wrócisz do notatki – usuń ją. Prawdziwie wartościowe myśli same przypomną o swoim istnieniu. Reszta to tylko mentalny szum.
2. Minimalizm narzędziowy
Wybierz JEDNO narzędzie do notatek. Tak, tylko jedno. Dla mnie to Notion, ale może to być cokolwiek – byle nie wszystko naraz. Zaufaj mi, twój mózg podziękuje.
3. Notatka = działanie
Każda notatka musi mieć jasny cel:
| Typ notatki | Co z nią zrobić | Termin |
|---|---|---|
| Pomysł | Przenieść do listy projektów lub usunąć | 24h |
| Spotkanie | Wyciągnąć action items | Natychmiast |
| Research | Zarchiwizować z tagami lub usunąć | 7 dni |
4. Automatyzacja czy śmierć
Ustaw automatyczne archiwizowanie notatek starszych niż miesiąc. Jeśli przez 30 dni czegoś nie potrzebowałeś, prawdopodobnie nigdy nie będziesz. I nie, „może kiedyś” nie jest uzasadnieniem.
5. Tygodniowy przegląd
W każdy piątek poświęć 15 minut na:
- Usunięcie duplikatów
- Połączenie podobnych notatek
- Zamknięcie ukończonych tematów
- Wyrzucenie śmieci
To mniej niż 0,3% twojego tygodnia – a oszczędza godziny przyszłego szukania.
Notatki dla zapominalskich: system, który działa
Oto mój aktualny flow (po latach eksperymentów i dziesiątkach porzuconych metod):
- Złap myśl – szybki głosowy memo w iPhone (maks 30 sekund)
- Przetworz – codziennie o 17:00 przenoszę wartościowe myśli do Notion
- Zastosuj – każda notatka dostaje tag działania (do usunięcia/zrobić/archiwum)
- Wyczyść – comiesięczne „czyszczenie hangaru” jak w GTD
Proste? Banalne. Działa? Jak szwajcarski zegarek. Sekret nie leży w skomplikowanych systemach, tylko w konsekwencji.
Notatki w erze AI: nowe zasady gry
Z ChatGPT i innymi narzędzami AI, sposób robienia notatek zmienia się diametralnie. Oto jak to wykorzystuję:
- Automatyczne podsumowania – wrzucam nagranie spotkania, AI wyciąga kluczowe punkty
- Inteligentne tagowanie – system sam kategoryzuje notatki w oparciu o treść
- Proaktywne przypomnienia – AI wskazuje powiązania między starymi a nowymi notatkami
Ale uwaga – to tylko narzędzia. Jeśli masz bałagan w notatkach, AI go tylko upiększy, nie rozwiąże.
Porażki, których możesz uniknąć (bo ja ich nie uniknąłem)
Na koniec dzielę się moimi największymi notatkowymi wpakami, żebyś mógł się z nich pośmiać… i nie powtórzyć:
- Wielka migracja – 3 miesiące przenoszenia notatek między aplikacjami. Efekt? Zero wartości dodanej.
- Perfekcyjny system – który był tak skomplikowany, że nikt (nawet ja) go nie używał.
- Cyfrowe składowisko – 2000 notatek bez tagów, bez struktury. Znalezienie czegokolwiek? Niemożliwe.
- Notatkowe FOMO – zapisywanie wszystkiego „bo może się przydać”. Spoiler: nie przydało się.
Największa lekcja? Notatki mają służyć działaniu, a nie być substytutem działania. Im szybciej to zrozumiesz, tym mniej czasu stracisz na bezsensowne organizowanie chaosu.
Podsumowanie: mniej znaczy więcej
Dobrze prowadzone notatki to jak dobry asystent – działają w tle, nie rzucają się w oczy i realnie odciążają. Złe notatki to jak złośliwy stażysta – zajmują przestrzeń, generują bałagan i psują humor.
Wybierz prostotę. Bądź bezlitosny w usuwaniu. I pamiętaj – wartość nie leży w ilości zapisanych słów, tylko w jakości wyciągniętych z nich działań.
A teraz – idź i usuń połowę swoich notatek. Serio, nic złego się nie stanie. A jeśli jednak się stanie… no cóż, zawsze możesz napisać o tym notatkę.
Related Articles:
Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.
Kim jestem?
Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.
Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.
Moje wartości
- Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
- Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
- Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
- Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
- Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności
Poza biznesem
Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.
Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.
Dlaczego ten blog?
„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.
Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”
Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.
