Jak mierzyć koszty infrastruktury w startupie
Mierzenie kosztów infrastruktury w startupie sprowadza się do trzech kluczowych elementów: śledzenia każdego wydatku (nawet tego „małego i nieważnego”), przewidywania skali wzrostu (bo dziś płacisz 100 zł, a jutro 100 000 zł), oraz ciągłego zadawania sobie pytania „czy to na pewno potrzebujemy, czy tylko wydaje nam się, że potrzebujemy?”. Proste? Teoretycznie tak. W praktyce – no cóż, życie lubi płatać figle.
Dlaczego większość startupów myli się w kalkulacjach infrastruktury?
Bo patrzą na to jak na koszt, a nie jak na inwestycję. I nie, to nie jest kolejny korporacyjny frazes. Pomyśl o tym jak o kupnie mieszkania – możesz wynająć pokój w centrum Warszawy (drogo, ale elastycznie), kupić dom na przedmieściach (duży jednorazowy wydatek, ale potem taniej), albo zamieszkać w kamperze (tanio, ale spróbuj tam wychować trójkę dzieci). Każde rozwiązanie ma swoje koszty – nie tylko te widoczne od razu.
5 typowych błędów, które kosztowały nas 1.2 mln zł (tak, policzyliśmy to dokładnie)
- „To tylko test” – 6-miesięczny „testowy” serwer AWS, o którym wszyscy zapomnieli (koszt: 47 000 zł)
- „Zróbmy to na przyszłość” – zakup licencji enterprise „na wyrost” (koszt: 320 000 zł za coś, czego użyliśmy w 30%)
- „Przecież to darmowe” – open source, który wymagał 3 pełnych etatów devopsów do utrzymania (koszt: 650 000 zł rocznie)
- „To standard w branży” – narzędzia, których nikt nie używał, ale „wszyscy mają” (koszt: 150 000 zł)
- „Nie mamy czasu na optymalizację” – brzmi znajomo? Koszt: niewyliczalny.
Praktyczne metody pomiaru kosztów
1. Metoda „Rozbij na czynniki pierwsze”
Każdy element infrastruktury powinien mieć swoją kartę w Excelu (lub lepiej – w dedykowanym narzędziu) z następującymi danymi:
| Element | Koszt bazowy | Koszt przy X użytkownikach | Koszt przy 10X użytkownikach | Alternatywy |
|---|---|---|---|---|
| Serwer aplikacji | 500 zł/mc | 5 000 zł/mc | 50 000 zł/mc | Serverless, Kubernetes |
| Baza danych | 300 zł/mc | 3 000 zł/mc | 30 000 zł/mc | Managed DB, sharding |
2. Metoda „Co by było gdyby”
Co tydzień zadawaj swojemu CTO (lub sobie, jeśli jesteś jednocześnie CEO i CTO – współczuję) trzy pytania:
- Co by było, gdybyśmy mieli 10x więcej użytkowników jutro?
- Co by było, gdybyśmy musieli obniżyć koszty o 50% w ciągu miesiąca?
- Co by było, gdybyśmy mieli przejść na konkurencyjne rozwiązanie w ciągu tygodnia?
Jeśli odpowiedzi brzmią „katastrofa”, „niemożliwe” i „totalny chaos” – gratulacje, masz problem. I teraz już o nim wiesz.
3. Metoda „Płacisz za to, czego nie używasz”
W AWS, GCP i Azure średnio 35% zasobów jest nieużywanych. To jak płacić za abonament na siłownię, na którą chodzisz tylko w styczniu (postanowienia noworoczne się liczą!). Narzędzia typu CloudHealth czy Kubecost pokażą ci te „martwe strefy” w twojej infrastrukturze.
Kiedy oszczędzać, a kiedy inwestować?
Zasada jest prosta: oszczędzaj na rzeczach, które są łatwo wymienne i skalowalne (hosting, CDN), inwestuj w to, co trudno będzie zmienić później (architektura danych, systemy bezpieczeństwa).
Przykład z życia: W NexTech przez 2 lata oszczędzaliśmy na systemie backupu („przecież nic się nie psuje”). Kiedy się zepsuło – strata danych kosztowała nas 3 tygodnie pracy i 250 000 zł na odtwarzanie wszystkiego od zera. Lekcja? Niektóre ubezpieczenia warto wykupić.
Narzędzia, które ratują życie (i budżet)
- Terraform – infrastruktura jako kod to nie moda, to konieczność
- Datadog/Grafana – jeśli nie monitorujesz, to tylko zgadujesz
- FinOps tools – Cloudability, CloudHealth – pokażą ci gdzie płacisz za powietrze
- Proste excelle – czasem najlepsze rozwiązania są najprostsze
Podsumowanie: 5 zasad, które uratują twój budżet
- Mierz wszystko – co nie jest mierzone, nie istnieje (dla twojego CFO na pewno)
- Planuj dla skali, ale wdrażaj stopniowo – nie kupuj Ferrari, jeśli jeździsz na razie po osiedlu
- Co kwartał rób „przegląd techniczny” infrastruktury – jak w samochodzie, tylko bez smrodu benzyny
- Negocjuj ceny z dostawcami – oni też chcą ciebie zatrzymać
- Pamiętaj, że najdroższa infrastruktura to ta, która ogranicza twój wzrost
Na koniec złota zasada, której nauczyliśmy się boleśnie: jeśli twój zespół devopsów wygląda jak oddział SWAT, a twoja aplikacja obsługuje 500 użytkowników dziennie – coś poszło nie tak. Infrastruktura ma służyć biznesowi, a nie odwrotnie. Chyba że lubisz płacić za coś, co wygląda ładnie na slajdach dla inwestorów – wtedy śmiało, AWS ma świetne grafiki do prezentacji.
Related Articles:
Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.
Kim jestem?
Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.
Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.
Moje wartości
- Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
- Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
- Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
- Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
- Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności
Poza biznesem
Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.
Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.
Dlaczego ten blog?
„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.
Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”
Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.
