W skrócie: ERP to taki szwajcarski scyzoryk dla zarządzania projektami IT – łączy wszystkie narzędzia w jednym systemie, automatyzuje nudne procesy, daje widoczność danych w czasie rzeczywistym i pozwala uniknąć sytuacji, gdzie lewa ręka nie wie, co robi prawa. A jeśli myślisz, że Excel wystarczy do zarządzania globalnym projektem technologicznym, to mam dla Ciebie złą wiadomość – żyjesz w 2005 roku.

ERP vs. chaos w projektach IT – dlaczego potrzebujesz tego systemu?

Pamiętasz te projekty, gdzie:

• Harmonogramy żyły własnym życiem w 15 różnych plikach Excel
• Budżet „się jakoś różnił” od rzeczywistości (zawsze na minus)
• Zespół developerski nie miał pojęcia, co właśnie testuje QA
• Klient dostał raport z danymi sprzed trzech tygodni

ERP rozwiązuje te problemy, bo – uwaga – integruje wszystkie działy i procesy w jednym miejscu. Rewolucyjne, prawda? Prawie jak wynalezienie koła, tylko że dla zarządzania projektami.

Statystyki, które przekonają nawet największego sceptyka:

5 konkretnych korzyści ERP w projektach IT

1. Jedna wersja prawdy (w końcu!)

ERP eliminuje klasyczne „u mnie w Excelu jest inaczej”. Wszyscy pracują na tych samych danych w czasie rzeczywistym. Zmiana w harmonogramie? Automatycznie aktualizuje się alokacja zasobów i prognoza budżetowa. Magia? Nie, po prostu porządne oprogramowanie.

2. Automatyzacja procesów, które zabijają kreatywność

Twoi programiści powinni pisać kod, a nie wypełniać 15 formularzy żeby dostać dostęp do testowego środowiska. ERP automatyzuje:

• Zatwierdzanie zmian
• Zarządzanie zadaniami
• Śledzenie czasu pracy
• Generowanie dokumentacji

3. Widoczność zasobów – kto, co i kiedy (bez pytań „czy możesz wziąć jeszcze jeden projekt?”)

ERP pokazuje obciążenie każdego członka zespołu w czasie rzeczywistym. Nagle okazuje się, że ten „wolny” developer jest zaangażowany w trzy inne projekty. Kto by pomyślał?

4. Zarządzanie ryzykiem oparte na danych, nie na przeczuciach

System analizuje wzorce i ostrzega, zanim problem wystąpi. Na przykład: jeśli podobne zadania w przeszłości średnio przekraczały budżet o 20%, ERP zasugeruje odpowiedni bufor.

5. Integracja z narzędziami developerskimi

Dobre systemy ERP łączą się z GitHubem, Jirą, CI/CD pipelines – nie musisz przeskakiwać między 10 aplikacjami, żeby zobaczyć status projektu.

Case study: Jak ERP uratował nasz flagowy projekt

W 2021 roku mieliśmy projekt dla klienta z branży fintech – 6 zespołów w 3 krajach, budżet 2,5 mln euro, termin dostawy za 9 miesięcy. Po 3 miesiącach:

• Budżet był przekroczony o 18% (nikt nie wiedział dlaczego)
• Dwa zespoły pracowały nad tym samym modułem (bo „myśleli, że to inny”)
• Klient dostał raport z nieaktualnymi danymi (w Excelu, oczywiście)

Wdrożyliśmy ERP w trybie awaryjnym. Po 60 dniach:

• Odzyskaliśmy kontrolę nad budżetem
• Zidentyfikowaliśmy 23% powtarzalnych zadań do automatyzacji
• Zmniejszyliśmy czas raportowania z 5 dni do 4 godzin

Projekt został ukończony z 2-tygodniowym opóźnieniem (zamiast prognozowanych 3 miesięcy) i tylko 7% przekroczeniem budżetu. Dla nas – sukces.

Jak wybrać system ERP dla projektów IT? Praktyczny przewodnik

Kryteria wyboru:

1. Elastyczność – musi obsłużyć waterfall, agile i hybrydy
2. Integracje – sprawdź czy łączy się z Twoim stackiem technologicznym
3. Raporty – powinieneś móc wygenerować dowolny raport w 3 kliknięciach
4. Mobile – bo decyzje często podejmuje się w biegu
5. Skalowalność – system musi rosnąć razem z Twoją firmą

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu:

• Próba zautomatyzowania wszystkich procesów od razu (startuj z MVP)
• Brak szkoleń dla zespołu (to nie jest intuicyjne jak TikTok)
• Ignorowanie oporu przed zmianą (ludzie lubią swój chaos)
• Wybieranie systemu „na przyszłość” zamiast „na teraz”

Czy ERP to magiczna różdżka? Oczywiście, że nie

ERP nie zastąpi dobrego zarządzania, kompetentnego zespołu i jasnej strategii. Ale – i to duże ALE – może być potężnym wzmacniaczem tych elementów. To jak różnica między prowadzeniem firmy z notatnika a posiadaniem w pełni wyposażonego centrum dowodzenia.

Ostatnia rzecz: jeśli myślisz, że ERP to tylko dla dużych korporacji, to mam dla Ciebie zaskoczenie. Dzisiejsze systemy w wersjach cloud są dostępne nawet dla małych zespołów. Koszt? Często mniejszy niż pensja jednego project managera, który próbuje ogarnąć chaos w Excelu.

Podsumowując: w zarządzaniu projektami IT nie chodzi o to, żeby pracować ciężej, tylko mądrzej. A ERP to jeden z najpotężniejszych narzędzi, jakie możesz mieć w swoim arsenale. No chyba że wolisz dalej bawić się w Excelu – w końcu kto nie kocha kolorowych tabel?

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.