System ERP to jak szwajcarski scyzoryk dla finansów – może nie wygląda spektakularnie, ale gdy już go wyciągniesz, okazuje się, że ma narzędzia na każdą sytuację. W skrócie: automatyzuje to, co nużące, kontroluje to, co ryzykowne, i pokazuje to, co ważne. A teraz – bez zbędnego lania wody – przejdźmy do konkretów.

Finanse bez ERP: jak gotowanie obiadu nożykiem do chleba

Pamiętasz te czasy, gdy każdy dział w firmie miał swoje własne Excelki? To trochę jak próba ugotowania obiadu używając tylko nożyka do chleba – teoretycznie możliwe, ale cholernie nieefektywne. Oto typowe problemy przed wdrożeniem ERP:

• Ręczne wprowadzanie danych – bo przecież nic tak nie cieszy księgowej jak przepisywanie tych samych liczb po raz piąty
• Wersje prawdy – sprzedaż mówi X, logistyka Y, a finanse mają zupełnie inną liczbę
• Audyt jako horror – zamiast kilku kliknięć, tygodnie przeszukiwania folderów i dokumentów
• Prognozy jak wróżenie z fusów – bo dane są już nieaktualne zanim skończysz raport

7 konkretnych sposobów, w jaki ERP robi robotę za Ciebie

1. Automatyczna księgowość (tak, to możliwe!)

ERP łączy się z Twoim kontem bankowym i sam księguje transakcje. To jak mieć księgowego, który nigdy nie idzie na urlop, nie popełnia błędów i nie narzeka na nadgodziny. W NexTech po wdrożeniu czas na zamknięcie miesiąca skrócił się z 10 dni do… 48 godzin. I nie, nie musieliśmy nikogo zwalniać – zespół po prostu zajął się analizą zamiast wpisywaniem cyferek.

2. Jeden źródło prawdy (koniec z „a u mnie w Excelu jest inaczej”)

Jedna baza danych dla wszystkich działów. Sprzedaż widzi to samo co finanse, logistyka to samo co controlling. Nagle okazuje się, że 80% spotkań dotychczas poświęconych „ustaleniu wspólnych liczb” można było przeznaczyć na coś pożytecznego.

3. Kontrola budżetu w czasie rzeczywistym (żadnych niespodzianek)

ERP pokazuje na bieżąco, ile zostało w budżecie każdego działu. To jak aplikacja bankowa dla Twojej firmy – widzysz każdą transakcję od razu. W praktyce oznacza to mniej rozmów w stylu „hej, właśnie przekroczyliśmy budżet o 200%, ktoś coś?” pod koniec kwartału.

4. Automatyczne workflowy (żegnajcie, e-maile „do zatwierdzenia”)

Wystawiasz fakturę? System sam wie, kto musi ją zatwierdzić i wysyła powiadomienie. Wydatki przekraczają budżet? Alert leci do odpowiednich osób. To jak mieć osobistego asystenta, który pilnuje procedur – tylko że nie prosi o podwyżkę.

5. Raportowanie jednym kliknięciem (koniec z nocami z Excelem)

Potrzebujesz raportu przepływów pieniężnych za ostatni kwartał? Zamiast tygodnia zbierania danych z różnych systemów – jedno kliknięcie. W NexTech nagle okazało się, że analitycy spędzają 70% czasu na analizie zamiast na przygotowywaniu danych. Rewolucja.

6. Integracja z bankowością (pieniądze pod kontrolą 24/7)

ERP łączy się z Twoim kontem firmowym i pokazuje przepływy w czasie rzeczywistym. Żadnych ręcznych przelewów, żadnych „czy ktoś już zapłacił tę fakturę?”. System sam przypomina o terminach i może nawet sam zrealizować płatności.

7. Audyt bez bólu (żadnych szaf pełnych dokumentów)

Wszystkie dokumenty w jednym miejscu, z pełnym śladem zmian. Audytor przychodzi, dostaje dostęp i sam znajduje to, czego potrzebuje. Oszczędność czasu (i nerwów) – bezcenna.

Czego ERP nie zrobi? (Bo nie jest magiczną różdżką)

ERP to narzędzie, a nie rozwiązanie wszystkich problemów. Oto czego nie oczekuj:

• Nie podejmie decyzji za Ciebie – pokaże dane, ale to Ty musisz myśleć
• Nie naprawi złych procesów – zautomatyzuje głupie procesy, ale nadal będą głupie
• Nie zadziała od razu – dobre wdrożenie wymaga czasu i dostosowania
• Nie zastąpi komunikacji – jeśli zespoły nie rozmawiają, ERP tego nie zmieni

Jak wybrać system ERP, który nie zrujnuje Ci życia?

Z własnego doświadczenia – oto na co zwrócić uwagę:

1. Skalowalność – system musi rosnąć z firmą
2. Integracje – sprawdź, czy łączy się z narzędziami, których już używasz
3. Mobile – w 2024 brak aplikacji mobilnej to jak brak prądu w biurze
4. Wsparcie – nawet najlepszy system czasem potrzebuje pomocy
5. Cena – nie tylko licencja, ale też koszty wdrożenia i utrzymania

ERP w NexTech: liczby, które mówią same za siebie

Dla tych, którzy lubią konkretne dane (a ja uwielbiam):

• 60% mniej czasu na zamknięcie miesięczne
• 45% redukcja błędów księgowych
• 30% szybsze procesy zatwierdzania faktur
• 75% mniej spotkań o „ustalenie wspólnych liczb”
• 100% satysfakcji audytorów (a to już coś!)

Podsumowanie: czy ERP to gra warta świeczki?

Jeśli traktujesz finanse firmy poważnie – absolutnie tak. Koszt wdrożenia może być wysoki, ale zwrot z inwestycji przychodzi szybciej, niż myślisz. To nie jest magiczne rozwiązanie wszystkich problemów, ale potężne narzędzie, które daje kontrolę, oszczędza czas i – co najważniejsze – pozwala skupić się na rozwoju biznesu zamiast na administrowaniu.

A na koniec mała prywata: jeśli słyszysz „ale my jesteśmy za mali na ERP”, pamiętaj – Facebook zaczynał w akademiku, a i tak od razu miał system do zarządzania finansami. Po prostu mówię.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.