System ERP (Enterprise Resource Planning) to jak małżeństwo terapeuta dla działów sprzedaży i produkcji – nie sprawi, że nagle się pokochają, ale nauczy ich mówić tym samym językiem i przestaniecie tracić miliony na „he said, she said”. W praktyce, ERP eliminuje ręczne przesyłanie zamówień, synchronizuje dane w czasie rzeczywistym i zmienia „My nie możemy tego wyprodukować w tym terminie!” w „OK, ale potrzebujemy przesunąć trzy inne zlecenia”. Proste? Teoretycznie tak. W praktyce wymaga więcej wysiłku niż przekonanie teenagera do odłożenia telefonu.

Dlaczego sprzedaż i produkcja żyją jak pies z kotem (i jak ERP to zmienia)

Pamiętasz te rodzinne obiady, gdzie wszyscy udają, że wszystko gra, ale atmosfera jest gęstsza od sosu pieczeniowego? Tak właśnie wyglądają relacje sprzedaży i produkcji w 63% firm bez zintegrowanego systemu (dane Aberdeen Group).

Typowe problemy przed wdrożeniem ERP:

• „Obiecujemy niemożliwe” – handlowcy składają obietnice bez sprawdzania mocy produkcyjnych
• „Gdzie są moje materiały?!” – produkcja odkrywa braki dopiero przy linii montażowej
• Excelowe szaleństwo – 17 wersji tego samego harmonogramu w obiegu mailowym
• Efekt domina – jedno opóźnienie generuje 43 telefony i 12 awaryjnych spotkań

ERP rozwiązuje to jak szwajcarski scyzoryk – jednym narzędziem:

ERP w akcji: trzy konkretne przypadki użycia

1. Od obietnicy do produkcji w 3 kliknięciach

Scenariusz sprzed ERP: Handlowiec obiecuje klientowi dostawę za 2 tygodnie. Produkcja dopiero po tygodniu dowiaduje się, że potrzebują specjalnego komponentu z 3-tygodniowym czasem dostawy. Rezultat? Klient wkurzony, premie przepadły, a zespół produkcyjny ma nowego wroga.

Scenariusz z ERP: System od razu pokazuje dostępność materiałów i obciążenie linii. Handlowiec widzi, że realny termin to 4 tygodnie – negocjuje częściową dostawę lub alternatywne rozwiązanie. Produkcja dostaje automatyczne zlecenie z kompletem specyfikacji. Żadnych niespodzianek.

2. Dynamiczne dostosowywanie planu produkcyjnego

W NexTech mieliśmy sytuację gdzie duży klient nagle zmienił zamówienie z 500 na 5000 sztuk. Stary system: tydzień przerzucania harmonogramów, zatrzymanie trzech innych projektów, nerwowe maile do dostawców.

Z ERP: System w 15 minut przeliczył:

• Które materiały możemy przesunąć z innych zleceń
• Gdzie potrzebujemy nadgodzin
• Jakie zamówienia u dostawców przyspieszyć

Efekt? Dostarczyliśmy na czas, a inne projekty opóźniły się tylko o 2 dni.

3. Sprzedaż wie co się dzieje na hali (bez konieczności schodzenia tam)

Najlepszy dowód na integrację? Gdy nasz handlowiec podczas rozmowy z klientem widzi na żywo:

• Na którym etapie jest jego zamówienie
• Czy są jakieś problemy jakościowe
• Dokładną datę wysyłki

I może od razu przekazać te informacje, zamiast obiecywać „sprawdzę i oddzwonię”.

Nie tylko technologia – jak przygotować zespół

ERP to nie magiczna różdżka. Wdrożenie to 20% technologii i 80% zmiany mentalnej. Oto nasze hard-learned lessons:

• Handlowcy muszą zrozumieć produkcję – u nas każdy nowy account manager spędza tydzień na hali
• Produkcja musi widzieć szerszy obraz – pokazujemy jak ich decyzje wpływają na sprzedaż i cash flow
• Wspólne metryki – premia produkcyjna zależy też od terminowości dostaw, a handlowa od realizacji obiecanych specyfikacji

Ile to kosztuje? (Prawdziwe liczby)

Nie będę owijał w bawełnę – dobre ERP to inwestycja jak dobry samochód firmowy. Nasze wdrożenie (mid-tier solution dla 200-osobowej firmy):

Czy to się opłaca? Spójrzmy na dane

Według Panorama Consulting:

• Firmy z ERP redukują czas realizacji zamówień o 23%
• Błędy w dokumentacji spadają o 45%
• Widoczność zapasów wzrasta do 99%

W naszym przypadku kluczowa była redukcja „firefighting meetings” – z 11 tygodniowo do 2. To 36 godzin miesięcznie dla kadry zarządzającej. Przy stawce 200 zł/h daje to 86 400 zł rocznie. Same w tym.

Podsumowanie: ERP to nie system, to terapia małżeńska dla działów

Jeśli twoja firma ma:

• Więcej spotkań koordynacyjnych niż spotkań z klientami
• Wersje Excela nazywane „OSTATECZNA_final_v3_updated”
• Handlowców i produkcję komunikujących się przez krzyki na korytarzu

…to ERP nie jest opcją, tylko koniecznością. Kosztuje? Tak. Wymaga zmiany procesów? Oczywiście. Ale alternatywa to dalsze topienie pieniędzy w nieefektywności.

Jak mawiał mój pierwszy mentor: „Możesz płacić za dobre oprogramowanie, albo płacić za złe – i tak zapłacisz”. Wybór należy do Ciebie.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.