Jak dokumentować decyzje techniczne

Dokumentowanie decyzji technicznych to jak prowadzenie dziennika pokładowego w statku kosmicznym – jeśli nie zapiszesz, dlaczego skręciliśie w lewo zamiast w prawo, za pół roku będziesz się zastanawiać, czy to był genialny manewr, czy zwykłe otępienie po nieprzespanej nocy. W skrócie: dokumentuj każdą istotną decyzję, używając spójnego formatu, opisując kontekst, rozważane opcje i ostateczny wybór, aby za rok nie musieć tłumaczyć się przed własnym zespołem z decyzji, które wydawały się wtedy oczywiste.

Dlaczego dokumentowanie decyzji technicznych to nie fanaberia, a konieczność

Pamiętasz tę scenę z filmów akcji, gdzie bohater znajduje tajemniczą notatkę sprzed lat i nagle wszystko zaczyna mieć sens? W świecie tech jest podobnie, tylko zamiast map skarbów mamy ADR-y (Architectural Decision Records). Oto dlaczego warto je tworzyć:

• Pamięć organizacyjna – Ludzie odchodzą, joinują się nowi, a dokumentacja zostaje. Bez niej każdy nowy developer musi odkrywać Amerykę na nowo.
• Unikanie błędnego koła dyskusji – Ile razy wracaliście do tej samej dyskusji o wyborze bazy danych? Dokumentacja to wasz „been there, done that”.
• Onboarding na sterydach – Nowy senior dev w zespole? Zamiast tygodni wyjaśnień, daj mu paczkę ADR-ów do przeczytania.
• Odpowiedzialność – Czarno na białym widać, kto podjął jaką decyzję i dlaczego. Żadnego „to nie ja”.

Jak wygląda dobra dokumentacja decyzji technicznych?

Wyobraź sobie, że piszesz list do przyszłego siebie (tego zmęczonego, zapominalskiego wersji). Co powinien wiedzieć? Oto szkielet, który się sprawdza:

Narzędzia, które nie przyprawią cię o ból głowy

Nie musisz od razu wdrażać kosmicznie skomplikowanych systemów. Oto kilka opcji dla każdego rozmiaru firmy:

• Zwykłe pliki markdown w repozytorium – Proste, skuteczne, wersjonowane. Dla małych zespołów często wystarczy.
• Confluence/Notion – Jeśli i tak z nich korzystacie, dodajcie sekcję z ADR-ami.
• Dedykowane narzędzia jak ADR Tools – Dla fanów automatyzacji i porządku.
• Kompromisowe rozwiązanie – Pliki w repozytorium + indeks w Confluence.

Typowe błędy, czyli jak nie dokumentować

Prowadziłem kiedyś projekt, gdzie dokumentacja techniczna wyglądała jak notatki szalonego naukowca – pełne skrótów myślowych, odniesień do nieistniejących już wersji i komentarzy w stylu „oczywiste”. Oto czego unikać:

• Za mało kontekstu – „Wybraliśmy MongoDB” to nie decyzja, to stwierdzenie faktu. Dlaczego? W jakich okolicznościach?
• Za dużo szczegółów – 20-stronicowy elaborat o benchmarkach też nie jest rozwiązaniem.
• Brak aktualizacji statusu – Dokumentacja, która nie mówi, czy decyzja jest jeszcze aktualna, to jak mapa bez legendy.
• Dokumentowanie wszystkiego – Nie każda decyzja zasługuje na ADR. Wybieraj te strategiczne.

Jak wdrożyć kulturę dokumentowania w zespole?

Większość developerów woli pisać kod niż dokumentację. Oto jak ich do tego przekonać bez grożenia palcem:

• Zacznij od liderów – Jeśli tech leadzi dokumentują swoje decyzje, reszta pójdzie za przykładem.
• Wprowadź proste standardy – Jednostronicowy template ADR zwiększy adopcję o 300% (dane z mojego doświadczenia).
• Włącz w proces code review – Brak ADR dla większych zmian? Blokuj merge do momentu uzupełnienia.
• Pokazuj korzyści – Gdy ktoś przy wdrożeniu skorzysta z ADR, głośno to pochwal.

Prawdziwa historia z mojego podwórka

W 2019 roku podjęliśmy decyzję o migracji z AWS na GCP. Wszystkie argumenty były spisane w ADR. Dwa lata później nowy CTO zapytał: „A dlaczego nie Azure?”. Zamiast miesięcznej dyskusji, pokazaliśmy mu dokument. Przeczytał, skinął głową i poszliśmy dalej. Koszt zaoszczędzony: około 50 godzin pracy zespołu.

Kiedy dokumentowanie przeszkadza bardziej niż pomaga?

Jak ze wszystkim – można przesadzić. Oto czerwone flagi:

• Spotkania o dokumentowaniu trwają dłużej niż samo dokumentowanie
• Nowy developer potrzebuje tygodnia tylko na przeczytanie ADR-ów
• Zespół spędza więcej czasu na aktualizowaniu statusów niż na kodowaniu
• Dokumentujecie wybór kawy w biurze (tak, widziałem takie przypadki)

Pamiętaj: dokumentacja ma służyć, a nie rządzić. Jeśli staje się celem samym w sobie, czas na reset.

Podsumowanie: dokumentuj mądrze, nie dużo

Dobrze udokumentowane decyzje techniczne to jak dobra polisa ubezpieczeniowa – płacisz niewiele teraz, aby uniknąć ogromnych kosztów w przyszłości. Ale nikt nie każe ci ubezpieczać się na każdą możliwą okazję. Wybieraj strategiczne decyzje, pisz z myślą o przyszłych czytelnikach i pamiętaj – najlepsza dokumentacja to taka, która rzeczywiście jest czytana.

A na koniec mała zagadka: co jest gorsze niż brak dokumentacji? Dokumentacja, która wprowadza w błąd. Ale to już temat na inny artykuł.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.