ERP i zarządzanie relacjami z klientami (CRM) – połącz siły!

Łączenie systemów ERP i CRM to jak małżeństwo rozumu i serca biznesu – jeden dostarcza twardych danych, drugi emocji klientów, a razem tworzą synergię, która może albo przynieść firmie rajskie zyski, albo piekło nieskoordynowanych procesów. I tak, w 90% przypadków obserwowanych przeze mnie w startupach, brak tej integracji kończy się jak związek na odległość – dużo obietnic, zero efektywnej komunikacji i mnóstwo zmarnowanego potencjału.

Dlaczego ERP i CRM powinny ze sobą „chodzić”?

Wyobraź sobie, że twoja lewa ręka nie wie, co robi prawa. Śmieszne? W biznesie to standard. Działy sprzedaży pracują w CRM-ie jak szalone, a finanse w ERP-ie zupełnie nie nadążają z fakturami. Marketing obiecuje klientom złote góry, a magazyn… cóż, magazyn nawet nie wie, że te góry miały być dostępne od wtorku.

5 konkretnych korzyści, które widziałem na własne oczy

• 360-stopniowy widok klienta – od pierwszego maila do ostatniej płatności w jednym miejscu
• Automatyzacja koszmarów – żegnaj, ręczne przepisywanie zamówień z CRM do ERP
• Prognozy, które nie są wróżeniem z fusów – realne dane sprzedażowe + zapasy = przewidywalność
• Mniej spotkań integracyjnych (hurra!) – bo działy wreszcie mówią tym samym językiem
• Oszczędność czasu – średnio 11 godzin tygodniowo na FTE wg naszych pomiarów

Jak zabrać się za integrację bez straty zdrowia?

W mojej karierze widziałem już tyle „rewelacyjnych” integracji ERP-CRM, że mógłbym napisać o tym horror. Ale zamiast straszyć, podzielę się sprawdzonym podejściem:

Krok 1: Wybierz bitwę, którą możesz wygrać

Nie rzucaj się od razu na głęboką wodę. Zacznij od prostych integracji – np. synchronizacji danych klientów czy zamówień. W NexTech zaczynaliśmy od automatycznego tworzenia ofert w CRM na podstawie dostępności w ERP. Proste? Tak. Efektywne? Niesamowicie.

Krok 2: Zapomnij o „idealnym” systemie

Szukanie perfekcyjnego rozwiązania to jak polowanie na jednorożca – strata czasu. Lepiej wybrać dobre narzędzie i dostosować procesy, niż czekać latami na cud. Nasza zasada? 80% potrzeb pokrytych od ręki, 20% można dopracować później.

Krok 3: Przygotuj zespół na zmiany

Pamiętam naszą pierwszą integrację, gdy połowa handlowców groziła rezygnacją, bo „system ich kontroluje”. Rozwiązanie? Szkolenia nie przez dostawcę oprogramowania, ale przez innych handlowców. Magia peer-to-peer learning.

Czego NIE robić? (mówię z bolesnego doświadczenia)

• Nie wierz w „plug-and-play” – każda integracja wymaga dostosowań
• Nie pomijaj testów wydajnościowych – CRM zawieszający się przy 100 użytkownikach to koszmar
• Nie oszczędzaj na wsparciu – lepiej zapłacić za dobry serwis niż tracić dni na samodzielne debugowanie
• Nie ignoruj danych historycznych – migracja starych danych to ból, ale jego brak to większy ból

Case study: Jak my to ogarnęliśmy w NexTech

W 2019 roku nasz zespół sprzedaży pracował w Salesforce, finanse w NetSuite, a logistyka w jakimś dziwnym systemie, który pewnie powstał jeszcze za czasów Windows 95. Efekt? Każde większe zamówienie było jak gra w głuchy telefon.

Rozwiązanie zajęło nam 9 miesięcy (tak, dłużej niż ciąża) i obejmowało:

1. Audyt wszystkich procesów – okazało się, że 30% to tzw. „bo tak zawsze robiliśmy”
2. Wybór platformy ERP (Oracle) z natywną integracją do Salesforce
3. Stopniowe wdrażanie modułów – najpierw finanse, potem magazyn, na końcu HR
4. Szkolenia w formie „mission impossible” – zespoły dostawały konkretne zadania do wykonania w nowym systemie

Efekty po roku? 40% skrócony czas realizacji zamówień, 75% mniej błędów w dokumentach i – co najważniejsze – handlowcy wreszcie przestali dzwonić do magazynu z pytaniem „czy to już wysłane?”.

Przyszłość: ERP i CRM to za mało

Dziś już wiemy, że sama integracja ERP-CRM to dopiero początek. W NexTech dodaliśmy do tego mixu:

• AI do prognozowania sprzedaży – łączy dane historyczne z ERP i aktywności w CRM
• System rekomendacji produktów – wykorzystujący zarówno preferencje klientów (CRM), jak i marże (ERP)
• Automatyzację windykacji – gdzie CRM wie, kogo przypilnować, a ERP – o jakie dokładnie płatności chodzi

I tu dochodzimy do sedna – prawdziwa wartość nie leży w samych systemach, ale w tym, jak pozwalają ci myśleć nieszablonowo o swoim biznesie. Bo gdy masz pełny obraz, możesz w końcu przestać gasić pożary i zacząć budować coś większego.

Podsumowanie: Czy warto?

Jeśli nadal zastanawiasz się, czy integracja ERP i CRM ma sens, zadaj sobie jedno pytanie: ile czasu twoi ludzie tracą na walkę z systemami zamiast na rozwój biznesu? W naszej firmie te integracje zwróciły się w 14 miesięcy – i to licząc tylko oszczędności czasu, bez wzrostu sprzedaży.

Największa lekcja? Technologia to tylko narzędzie. Prawdziwa transformacja zaczyna się, gdy przestajesz myśleć o ERP i CRM jako oddzielnych bytach, a zaczynasz widzieć je jako części jednego organizmu. I tak, to brzmi górnolotnie, ale w praktyce oznacza po prostu mniej frustracji i więcej czasu na to, co w biznesie naprawdę ważne.

A jeśli nie wierzysz mi na słowo – sprawdź dane. Bo jak zwykle powtarzam: „Sprawdźmy dane, zanim podejmiemy decyzję.”

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.