Jeśli myślisz, że procesy zakupowe w Twojej firmie są wystarczająco efektywne, bo działają „jakoś”, to mam dla Ciebie złą wiadomość – prawdopodobnie marnujesz dziesiątki tysięcy złotych rocznie i setki godzin pracy. System ERP to nie tylko modny skrót, który dobrze wygląda w prezentacjach dla inwestorów, ale narzędzie, które może zamienić Twój dział zakupów z koszmaru biurokracji w dobrze naoliwioną maszynę. I tak, wiem – brzmi to jak kolejny korporacyjny frazes, ale pozwól, że pokażę Ci, jak to działa w praktyce.

Dlaczego tradycyjne zakupy to jak jazda rowerem po autostradzie?

Pamiętasz czasy, gdy każdy zakup w firmie wymagał:

• Wypełnienia formularza w Excelu (który zawsze ginął w czeluściach maili)
• Oczekiwania na akceptację przełożonego (który był na urlopie)
• Wysyłania zapytań do dostawców (telefonicznie, bo „tak jest szybciej”)
• Ręcznego porównywania ofert (w notatniku, bo przecież Excel to za dużo)
• I w końcu – realizacji zamówienia (które i tak przychodziło z opóźnieniem)

Śmieszne? Pewnie. Niestety, w wielu firmach to codzienność. Tymczasem świat dawno wymyślił lepsze rozwiązania.

Koszty niewydolności – policzmy to razem

Pomnóż te liczby przez ilość zamówień miesięcznie, a zobaczysz, dlaczego warto zainwestować w automatyzację.

Jak ERP rewolucjonizuje zakupy? 5 konkretnych przykładów

1. Automatyczne workflowy – pożegnaj się z „a gdzie jest ta akceptacja?”

System ERP zastępuje łańcuchy maili i przypomnień automatycznymi ścieżkami akceptacji. Przełożony nie zatwierdził zamówienia w ciągu 24h? System wysyła przypomnienie. A potem kolejne. I jeszcze jedno. Dopóki nie dostanie odpowiedzi. Proste? Banalnie. Efektywne? Absurdalnie.

2. Centralna baza dostawców – koniec z „a u kogo kupowaliśmy te kable?”

ERP przechowuje nie tylko dane kontaktowe dostawców, ale też historię współpracy, oceny, terminy dostaw i ceny. Chcesz znaleźć dostawcę z najlepszym stosunkiem ceny do jakości w ciągu 30 sekund? Teraz to możliwe.

3. Integracja z finansami – magiczne zniknięcie „a gdzie jest faktura?”

Zamówienie w systemie? Faktura automatycznie przypisana do właściwego projektu i kosztu. Brak konieczności ręcznego wprowadzania danych? Bezcenny. Zwłaszcza o 23:00 w przeddzień zamknięcia miesiąca.

4. Analizy w czasie rzeczywistym – żegnajcie, miesięczne raporty

Chcesz wiedzieć, ile wydałeś w tym kwartale na usługi IT? Który dział przekracza budżety? Którzy dostawcy spóźniają się z dostawami? Jedno kliknięcie i masz odpowiedź. Bez czekania na księgowość. Bez „jutro to sprawdzę”.

5. Automatyczne zamówienia – zapasy, które same się uzupełniają

ERP może sam zamówić toner do drukarki, gdy zostanie tylko 10% zapasu. Albo kawę do biura, gdy widzi, że kończy się za tydzień. Brzmi jak science fiction? W 2024 roku to standard.

Jak wybrać system ERP, który faktycznie pomoże, a nie zaszkodzi?

Nie każdy ERP jest stworzony równy. Oto moje sprawdzone kryteria wyboru:

• Elastyczność – system musi rosnąć z firmą, a nie wymuszać zmianę procesów na siłę
• Integracje – jeśli nie łączy się z Twoim bankiem, systemem kadrowym i magazynowym, to nie ma sensu
• Mobile first – w 2024 roku brak aplikacji mobilnej to jak brak prądu w biurze
• Prostota – jeśli Twoi pracownicy potrzebują 3-miesięcznego szkolenia, by złożyć zamówienie, coś jest nie tak
• Wsparcie – liczy się nie tylko cena licencji, ale koszt wdrożenia i utrzymania

Prawdziwa historia: jak ERP uratował nas przed katastrofą zakupową

W 2022 roku, gdy nasz startup gwałtownie się rozrastał, tradycyjne metody zakupowe kompletnie się załamały. Pracownicy składali zamówienia mailem, księgowość gubiła faktury, a dostawcy nie wiedzieli, czy mają wysyłać produkty do Warszawy, Berlina czy Barcelony.

Wprowadzenie systemu ERP zajęło 3 miesiące (tak, to boli) i kosztowało około 200 000 zł (tak, to też boli). Ale efekty?

• Czas realizacji zamówień spadł z 7 do 2 dni
• Błędy w zamówieniach zmniejszyły się o 80%
• Oszczędności na samych negocjacjach z dostawcami – 15% średnio na kontraktach
• I najważniejsze – zespół przestał tracić czas na biurokrację, a skupił się na rozwoju firmy

Czy ERP to rozwiązanie dla każdego?

Szczerze? Nie. Jeśli:

• Masz 3 pracowników i 10 zamówień miesięcznie
• Wszystkie zakupy robisz osobiście
• Nie planujesz wzrostu w najbliższych latach

…to może być overkill. Ale jeśli Twoja firma ma więcej niż 20 osób, działa w więcej niż jednym kraju lub planuje skalowanie – ERP to nie luksus, a konieczność.

Podsumowanie: dlaczego warto zautomatyzować zakupy już dziś?

Bo czas Twojego zespołu jest zbyt cenny, by marnować go na ręczne wpisywanie danych. Bo każda złotówka zaoszczędzona na zakupach to złotówka więcej na rozwój. I wreszcie – bo w erze sztucznej inteligencji i automatyzacji, ręczne zarządzanie procesami zakupowymi to jak używanie kalkulatora zamiast Excela.

Najlepszy moment na wdrożenie ERP był 5 lat temu. Drugi najlepszy – jest teraz. Wybór należy do Ciebie.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.