Dlaczego małe firmy produkcyjne wciąż traktują systemy ERP jak zło konieczne, a nie jak potężne narzędzie do skalowania biznesu? Bo najwyraźniej lubią sobie życie utrudniać. Prawda jest taka, że w dzisiejszych czasach zarządzanie produkcją bez odpowiedniego oprogramowania przypomina próbę wygrania wyścigu Formuły 1 z mapą papierową i licznikiem kilometrów z 1983 roku. Można? Teoretycznie tak. Rozsądnie? Absolutnie nie.

ERP nie jest dla dużych graczy. To mit, który kosztuje cię pieniądze

Pierwsze skojarzenie z ERP? Wielomilionowe wdrożenia w korporacjach, armie konsultantów i lata implementacji. Tymczasem współczesne systemy ERP dla małych firm są jak szwajcarskie scyzoryki – kompaktowe, wszechstronne i zabójczo skuteczne w rękach tych, którzy wiedzą jak ich użyć.

W NexTech Solutions zaczynaliśmy od Excela i notatek na serwetkach. Po 6 miesiącach mieliśmy:

• 3 wersje „tego samego” harmonogramu produkcji
• 17 plików z danymi klientów, które nigdy się nie zgadzały
• System zamówień oparty na zasadzie „Ktoś na pewno to zapisał”

Koszt naszego uporu? 23% straconych zleceń w pierwszym kwartale i zespół, który połowę czasu spędzał na szukaniu informacji zamiast je wykorzystywać.

Jak wybrać system ERP dla małej firmy produkcyjnej?

Nie ma jednego idealnego rozwiązania, ale są kryteria, które oddzielają przydatne narzędzia od kosztownych gadżetów:

5 procesów produkcyjnych, które ERP automatyzuje (a ty nawet nie wiesz, że można)

Gdybym miał złotówkę za każdym razem, gdy słyszę „u nas to się nie da zautomatyzować”, miałbym… no właśnie, pewnie dość na porządny system ERP. Oto obszary, gdzie małe firmy najczęściej niepotrzebnie marnują czas:

1. Planowanie produkcji

ERP z dobrym algorytmem potrafi uwzględnić dostępność maszyn, kompetencje pracowników i terminy dostaw materiałów lepiej niż „doświadczony” planista po 3 kawach. Nasz wskaźnik wykorzystania maszyn skoczył z 68% do 89% po wdrożeniu automatycznego harmonogramowania.

2. Śledzenie kosztów materiałowych

System, który w czasie rzeczywistym pokazuje, że twoja marża właśnie spada, bo cena komponentu X wzrosła o 15%? Bezcenne. Dosłownie – bo u nas zwrócił się w 4 miesiące.

3. Zarządzanie jakością

Automatyczne alerty, gdy parametry produkcji wychodzą poza normę, zamiast odkrywania problemu przy kontroli gotowego produktu. Proste? Tak. Powszechne? Niestety nie.

ERP to nie tylko oprogramowanie. To zmiana kultury pracy

Największą barierą w implementacji ERP nie są koszty ani technologia, tylko… ludzie. W małych firmach często panuje przekonanie, że „jakoś to było”. Prawda jest taka, że „jakoś” oznaczało „źle, ale nie mieliśmy danych, żeby to udowodnić”.

3 najczęstsze opory i jak je przełamać:

• „To skomplikowane” – Nowy iPhone też ma setki funkcji, a ludzie go obsługują. Klucz to stopniowe wdrażanie.
• „Mamy swoje metody” – Tak, metody z lat 90. Czas aktualizacji.
• „Nie mamy na to czasu” – Paradoksalnie, ERP zwalnia czas, który teraz marnujesz na walkę z chaosem.

Ile to właściwie kosztuje? Rozkładamy koszty na części pierwsze

Wielu CEO ma wyobrażenie, że ERP to wydatek rzędu 500 000 zł+. W rzeczywistości współczesne rozwiązania chmurowe oferują modele subskrypcyjne, które są dostępne nawet dla firm z obrotem poniżej 1 mln zł rocznie.

Przykładowy koszt wdrożenia dla firmy 20-osobowej:

• Oprogramowanie: 800-1500 zł/miesięcznie
• Wdrożenie: 10 000-30 000 zł (jednorazowo)
• Szkolenia: 5000-10 000 zł

Czyli mniej niż miesięczne wynagrodzenie dyrektora produkcji, który bez ERP spędza połowę czasu na gaszeniu pożarów.

Jak przygotować firmę do wdrożenia ERP? 3 praktyczne kroki

Zanim rzucisz się na głęboką wodę, wykonaj te proste (ale kluczowe) czynności:

1. Zmapuj swoje procesy

Nawet najprostszy diagram w Visio czy na kartce pokaże, gdzie są wąskie gardła. U nas okazało się, że 40% czasu w procesie produkcyjnym to… czekanie na zatwierdzenia.

2. Wyczyść dane

Przenieś do nowego systemu tylko to, co jest ci naprawdę potrzebne. Idealna okazja, żeby pozbyć się historycznych błędów i duplikatów.

3. Wyznacz „zespół ERP”

2-3 osoby z różnych działów, które będą ambasadorami zmiany. U nas byli to szef produkcji i specjalista ds. zakupów – połączenie praktycznej wiedzy i zrozumienia procesów.

Podsumowanie: ERP to nie luksus, tylko narzędzie przetrwania

W świecie, gdzie konkurencja ma dostęp do tych samych maszyn, materiałów i rynków zbytu, przewagę daje tylko efektywność. A tej nie osiągniesz zarządzając produkcją z notesu i Excela.

Ostatnie pytanie, które powinieneś sobie zadać, brzmi nie „Czy stać mnie na ERP?”, ale „Czy stać mnie na dalszą pracę bez ERP?”. Odpowiedź prawdopodobnie cię zaskoczy.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.