W świecie biznesu, gdzie każdy chce być „data-driven”, a jednocześnie „customer-centric”, pojawia się pytanie: czy lepiej mieć osobny system CRM, czy wbudować go w ERP? Odpowiedź jest prosta – to zależy. Ale skoro już tu jesteś, pewnie chcesz więcej niż to banalne stwierdzenie. Więc rozłożymy to na czynniki pierwsze, bez marketingu i korporacyjnego bełkotu.

ERP i CRM – małżeństwo z rozsądku czy miłość od pierwszego wejrzenia?

Wyobraź sobie, że ERP to szwajcarski scyzoryk Twojej firmy – ma wszystko, ale czasem specjalistyczne narzędzie (jak CRM) po prostu działa lepiej. Tylko czy naprawdę potrzebujesz osobnej szuflady na każdy przyrząd?

W NexTech Solutions przetestowaliśmy oba podejścia. Oto co się nauczyliśmy (często na własnych błędach):

• Zintegrowany CRM w ERP to jak mieszkanie w apartamencie typu open-space – wszystko masz pod ręką, ale czasem brakuje intymności
• Osobny system CRM to jak posiadanie drugiego domu – fajnie, ale drogo utrzymywać i ciągle jeździsz tam i z powrotem

Kiedy integracja ma sens?

5 mitów o CRM w ERP, w które wierzyłem (aż straciłem 100k zł)

Pozwól, że podzielę się moimi porażkami, żebyś Ty mógł ich uniknąć:

Mit 1: „To tańsze rozwiązanie”

Liczyłeś koszty ukryte? W NexTech przez pół roku 3 osoby tylko ręcznie synchronizowały dane między systemami. Przy ich stawkach – taniej było od razu wziąć Salesforce’a.

Mit 2: „Wszystko w jednym miejscu”

Tak, masz wszystko w jednym miejscu – tak jak mam wszystkie narzędzia w garażu. Tylko że szukanie młotka w tym bałaganie zajmuje wieki.

Mit 3: „Łatwiejsza analiza danych”

W teorii brzmi pięknie. W praktyce okazało się, że nasz ERPowy CRM miał ograniczone możliwości raportowania. Większość danych i tak eksportowaliśmy do Excela.

Mit 4: „Prostsza implementacja”

Prostsza? Może. Szybsza? Nigdy. Każda modyfikacja wymagała zmian w całym systemie ERP. Nasza pierwsza wersja wdrożenia trwała 9 miesięcy – konkurencja z osobnym CRMem ruszyła po 6 tygodniach.

Mit 5: „Lepsza integracja procesów”

Tu akurat się zgadza – ale tylko jeśli masz procesy zaprojektowane pod ERP. My mieliśmy procesy pod klienta. Big difference.

Jak nie popełnić moich błędów – praktyczny przewodnik

Po tych wszystkich porażkach wypracowaliśmy w NexTech metodę podejmowania decyzji:

1. Zacznij od procesów – narysuj mapę wszystkich touchpointów z klientem
2. Policz prawdziwe koszty – uwzględnij czas zespołu, szkolenia, utrzymanie
3. Przetestuj na małą skalę – wybierz jeden dział lub region
4. Mierz wszystko – zdefiniuj wskaźniki sukcesu przed wdrożeniem
5. Przygotuj plan B – załóż, że 30% założeń okaże się błędna

Case study: Jak wygraliśmy przetarg dzięki ERPowemu CRM

Był jeden przypadek, gdzie CRM w ERP okazał się strzałem w dziesiątkę. Klient wymagał pełnej integracji danych finansowych z historią kontaktów. Nasz system pokazywał w jednym oknie:

• Wszystkie faktury i płatności
• Historię komunikacji
• Otwierał możliwość wystawienia nowej faktury
• Pokazywał prognozy sprzedaży

Konkurencja z osobnym CRMem musiała przełączać się między systemami. To zadecydowało o wygranej.

Przyszłość: AI i automatyzacja w ERPowych CRMach

Ostatnio testujemy nowe funkcje:

• Automatyczne sugerowanie ofert – system analizuje historię zakupów i proponuje produkty
• Predictive customer service – AI przewiduje problemy zanim klient się zgłosi
• Automatyzacja ścieżek sprzedaży – całe procesy działają bez udziału człowieka

Czy to działa? Czasem tak, czasem AI proponuje klientowi, który kupił myszkę komputerową… kolejne 50 myszek. No cóż, perfection is a journey.

Podsumowanie: Czy warto łączyć CRM z ERP?

Oto moje podsumowanie w 3 punktach:

1. Dla prostych procesów – ERP z CRM to dobry wybór
2. Dla złożonych relacji – lepszy będzie specjalistyczny CRM
3. Dla firm w fazie scale-up – zacznij od ERP z CRM, ale przygotuj strategię migracji

Najważniejsza lekcja? Nie ma uniwersalnej odpowiedzi. Jak zwykle w biznesie – to zależy. Ale teraz przynajmniej wiesz, od czego.

A Ty? Masz doświadczenia z CRM w ERP? Podziel się w komentarzu – najlepiej jakimś spektakularnym faillem. Uwielbiam czytać o cudzych porażkach… znaczy się, uczyć się na nich.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.