System ERP to nie magiczna różdżka, która sama rozwiąże wszystkie problemy z kosztami projektów, ale odpowiednio wdrożony może być potężnym narzędziem do kontroli budżetu. Jak to działa w praktyce? Spójrzmy na dane: firmy wykorzystujące ERP do zarządzania projektami odnotowują średnio 23% poprawę w kontroli kosztów (Gartner, 2023). Ale uwaga – to nie system generuje oszczędności, tylko ludzie, którzy potrafią go właściwie użyć.

Dlaczego ERP to nie Excel na sterydach (choć niektórzy tak myślą)

Wiele startupów technologicznych popełnia klasyczny błąd: traktuje ERP jak droższy odpowiednik arkusza kalkulacyjnego. Tymczasem prawdziwa wartość systemu ERP w zarządzaniu kosztami projektów leży w trzech kluczowych obszarach:

• Integracja danych w czasie rzeczywistym – zamiast czekać na miesięczne raporty, widzisz koszty projektu na bieżąco
• Automatyzacja procesów – od rozliczeń pracowników po zamówienia materiałów, system sam przypomni o budżecie
• Prognozowanie – algorytmy potrafią przewidzieć przekroczenia budżetu, zanim jeszcze się wydarzą

Pamiętam nasz pierwszy duży projekt międzynarodowy – bez ERP śledziliśmy koszty w pięciu różnych arkuszach. Efekt? Przekroczenie budżetu o 40%. Dziś, z odpowiednio skonfigurowanym systemem, takie sytuacje zdarzają się 3-4 razy rzadziej.

5 praktycznych zasad wdrażania ERP do kontroli kosztów

1. Najpierw procesy, potem oprogramowanie

Klasyczny błąd: kupujemy Ferrari (czytaj: drogi system ERP), a potem próbujemy je przystosować do jazdy po polskich drogach (czytaj: nasze chaotyczne procesy). Zanim wdrożysz ERP:

• Zmapuj dokładnie swoje obecne procesy zarządzania kosztami
• Zidentyfikuj największe wycieki budżetowe
• Zdefiniuj, jakie dane są ci naprawdę potrzebne do podejmowania decyzji

Dopiero wtedy wybierz system, który najlepiej wspiera te potrzeby. Proste? Teoretycznie tak. W praktyce 70% firm robi to odwrotnie (Forrester, 2022).

2. Konfiguracja to 80% sukcesu

ERP to jak zestaw Lego – możesz zbudować pałac albo dziwną abstrakcyjną konstrukcję, której nikt nie rozumie. Kluczowe ustawienia dla zarządzania kosztami:

3. Wskaźniki, które warto śledzić (i te, które tylko mącą)

ERP generuje setki raportów. Które metryki naprawdę pomagają kontrolować koszty? Oto moja lista must-have:

• Earned Value (EV) – ile wartości stworzyliśmy względem poniesionych kosztów
• Cost Performance Index (CPI) – stosunek wartości do kosztów (CPI <1 = problem)
• Prognozowane koszty na ukończenie – system powinien przewidywać finał budżetu

A czego nie śledzić? Na przykład „średniego kosztu godziny pracownika”. Brzmi mądrze, ale rzadko prowadzi do użytecznych wniosków.

4. Nie zapomnij o ludziach (to częstszy problem niż myślisz)

Najlepszy system ERP nie pomoże, jeśli zespół go nie używa. Jak wdrożyć ERP bez buntu pracowników?

• Szkolenia dostosowane do ról – księgowość potrzebuje innych funkcji niż PM
• Gamifikacja – u nas wprowadziliśmy rankingi „najlepszych oszczędzających”
• Feedback loops – regularnie zbieramy uwagi i dostosowujemy system

Pamiętaj: ERP ma służyć ludziom, nie odwrotnie. Jeśli twój system wymaga więcej pracy niż oszczędza, coś poszło nie tak.

5. Regularne przeglądy – system ERP też się starzeje

Wielu CEO traktuje wdrożenie ERP jak punkt końcowy. Tymczasem to dopiero początek. Co kwartał sprawdzamy:

• Czy wszystkie moduły są wykorzystywane?
• Gdzie zespół nadal używa „obejść” (Excela, notatek)?
• Czy nowe typy projektów wymagają zmian w systemie?

W zeszłym roku dzięki takiemu przeglądowi zidentyfikowaliśmy 17% oszczędności w kosztach operacyjnych. Nieźle jak za „tylko” 3 dni analizy.

ERP w praktyce: case study z naszego podwórka

W 2021 roku wdrożyliśmy nowy moduł zarządzania projektami w naszym ERP. Efekty po 18 miesiącach:

• Średni czas rozliczania kosztów projektu spadł z 14 do 2 dni
• Liczba projektów przekraczających budżet zmniejszyła się o 35%
• Zespół finansowy odzyskał 20% czasu wcześniej marnowanego na ręczne wprowadzanie danych

Ale nie wszystko było różowe – popełniliśmy też błędy:

• Zbyt szybkie wdrożenie – potrzebowaliśmy 2 miesięcy więcej na testy
• Za mało szkoleń dla kierowników projektów
• Brak integracji z niektórymi narzędziami developerskimi

Dziś te problemy są już rozwiązane, ale kosztowały nas dodatkowe ~50k PLN. Lepiej uczyć się na cudzych błędach, prawda?

Czy ERP to zawsze dobre rozwiązanie?

Odpowiedź brzmi: to zależy. Dla NexTech Solutions ERP był game-changerem, ale znam przypadki, gdzie przyniósł więcej problemów niż korzyści. Kiedy warto się wstrzymać?

• Gdy masz mniej niż 5 równoległych projektów miesięcznie
• Gdy twój zespół finansowy ledwo radzi sobie z Excellem
• Gdy nie masz zasobów na właściwe wdrożenie (minimum 3-6 miesięcy)

Pamiętaj: żaden system nie zastąpi zdrowego rozsądku. ERP to narzędzie, a nie strategia. Najpierw określ, jakie decyzje chcesz podejmować na podstawie danych, a dopiero potem szukaj systemu, który ci te dane dostarczy.

Podsumowanie: ERP i koszty projektów bez lukru

Podsumowując nasze 5-letnie doświadczenia z ERP w zarządzaniu kosztami projektów:

1. ERP może dać 20-30% poprawy w kontroli kosztów, ale wymaga inwestycji czasu i pieniędzy
2. Klucz to dobra konfiguracja i ciągłe doskonalenie systemu
3. Ludzie są ważniejsi niż oprogramowanie – bez zaangażowania zespołu ERP stanie się drogim placem zabaw dla finansów
4. Wskaźniki to nie cel sam w sobie – pytaj zawsze „jak ta metryka pomoże mi podjąć lepszą decyzję?”

Na koniec mała refleksja: w zarządzaniu kosztami, tak jak w życiu, nie ma idealnych rozwiązań. ERP to potężne narzędzie, ale nie zwalnia cię z myślenia. A może właśnie o to chodzi w byciu CEO?

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.