ERP a zarządzanie flotą pojazdów – co warto wiedzieć?

System ERP (Enterprise Resource Planning) to jak szwajcarski scyzoryk dla zarządzania flotą – niby wiadomo, że jest przydatny, ale dopiero gdy zaczniemy go używać, doceniamy, że ma 15 funkcji, o których nie mieliśmy pojęcia. W skrócie: integruje wszystkie dane o pojazdach, kosztach, naprawach i kierowcach w jednym miejscu, zamieniając chaos w coś, co przypomina porządek (przynajmniej w teorii).

Dlaczego ERP w zarządzaniu flotą to nie tylko modny buzzword?

Pamiętacie czasy, gdy dane o flocie trzymało się w Excelu, a faktury za paliwo gubiły się między mailami od szwagra proszącego o pomoc w przeprowadzce? ERP rozwiązuje te problemy z precyzją godną szwajcarskiego zegarka (choć czasem z podobną ceną). Oto co potrafi:

• Śledzenie pojazdów w czasie rzeczywistym – bo „zawiozę dokumenty jutro” kierowcy często oznacza „może za tydzień, jeśli znajdę parking”
• Automatyzacja przeglądów i ubezpieczeń – system przypomni o terminach, zanim dostaniecie mandat za przegląd sprzed 11 miesięcy
• Optymalizacja tras – czyli jak oszczędzić 30% paliwa, nie wysyłając kierowcy na objazd przez pół kraju
• Integracja z systemem finansowym – bo liczenie wydatków na paliwo z paragonów to zajęcie dla masochistów

Statystyki, które zmienią wasze podejście do ERP w transporcie

Dane z naszego wdrożenia w NexTech Solutions – i nie, nie są zmyślone, choć sam byłem sceptyczny, zanim zobaczyłem liczby.

Jak wybrać system ERP do zarządzania flotą? Poradnik dla pragmatyków

Rynek systemów ERP przypomina targowisko – każdy sprzedawca krzyczy, że jego rozwiązanie jest najlepsze, najtańsze i w ogóle zmieni wasze życie. Oto moje sprawdzone kryteria wyboru:

1. Integracje czy izolacja? To nie jest filozoficzne pytanie

System, który nie łączy się z:

• Waszym CRM-em
• Systemem księgowym
• Nawigacją GPS

jest jak telefon bez Internetu – teoretycznie działa, ale po co się męczyć?

2. Mobilność to nie fanaberia

Jeśli system nie ma aplikacji mobilnej w 2024 roku, to znaczy, że jego twórcy wciąż używają telefonów z klapką. Kierowcy powinni mieć dostęp do danych w terenie, a nie tylko w biurze pod okiem szefa.

3. Raportowanie – nie dajcie się zwariować

Potrzebujecie 3 kluczowych raportów:

1. Koszty eksploatacji pojazdu
2. Efektywność wykorzystania floty
3. Zachowania kierowców (prędkość, styl jazdy)

Reszta to często „fajerwerki”, za które płacicie, a których nigdy nie użyjecie.

5 błędów przy wdrażaniu ERP w zarządzaniu flotą

Popełniłem je wszystkie, więc możecie uczyć się na moich błędach:

1. „Wdrożymy od razu wszystko”

To jak postanowienie noworoczne – zaczynasz od diety, siłowni, nauki chińskiego i medytacji, a kończysz na kanapie z pizzą. Lepiej wdrażać modułami.

2. Ignorowanie oporu kierowców

„Po co nam to śledzenie GPS, i tak jeżdżę normalnie” – słyszałem to 47 razy. Rozwiązanie? Szkolenia pokazujące, jak system ułatwia im życie (np. automatyczne rozliczanie kilometrów).

3. Brak testów przed pełnym wdrożeniem

Wprowadziliśmy system dla 150 pojazdów bez testów. Efekt? Przez tydzień kierowcy jeździli „na pamięć”, bo nawigacja pokazywała trasy sprzed 5 lat.

4. Oszczędzanie na szkoleniach

Zakupiliśmy super system, ale wydaliśmy tylko 10% potrzebnego budżetu na szkolenia. Efekt? 60% funkcji nieużywanych przez rok.

5. Brak wskaźników sukcesu

Jeśli nie wiecie, po co wdrażacie ERP, to jak podróż bez mapy – może dojedziecie gdzieś ciekawego, ale raczej przez przypadek.

Przyszłość ERP w zarządzaniu flotą – czy AI zastąpi menedżerów?

Ostatnio modne jest straszenie, że AI przejmie nasze jobs. W zarządzaniu flotą wygląda to raczej tak:

• 2024: System podpowiada optymalne trasy
• 2026: AI negocjuje stawki ubezpieczenia za was
• 2028: System sam zamawia części do naprawy, zanim zepsuje się auto
• 2030: Kierowcy? A, przepraszam, zapomniałem – będą tylko autonomiczne ciężarówki

Żartuję (choć nie do końca). Prawda jest taka, że ERP z AI to nie zagrożenie, ale narzędzie, które uwolni was od rutyny, byście mogli skupić się na strategii. Bo w końcu ktoś musi tłumaczyć inwestorom, dlaczego flota nagle zaczęła oszczędzać 25% paliwa.

Podsumowanie: ERP w zarządzaniu flotą to nie luksus, ale konieczność

Jeśli jeszcze zastanawiacie się nad wdrożeniem systemu ERP do zarządzania flotą, zadajcie sobie pytanie: ile godzin miesięcznie tracicie na:

• Ręczne wprowadzanie danych o przebiegach?
• Szukanie faktur za paliwo?
• Wyjaśnianie, dlaczego koszty paliwa znów wzrosły?

Pomnożcie to przez waszą stawkę godzinową i zobaczcie, ile kosztuje was brak ERP. A potem spójrzcie na ceny systemów – nagle nie wydają się takie wysokie, prawda?

Ostatnia rada: nie szukajcie systemu idealnego, bo taki nie istnieje. Szukajcie takiego, który rozwiązuje wasze konkretne problemy. I pamiętajcie – nawet najlepszy ERP nie zastąpi zdrowego rozsądku. Chyba że mówimy o autonomicznych ciężarówkach w 2030 – ale to już temat na kolejny artykuł.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.