Bo bez ERP Twój biznes przypomina próbę zarządzania korporacją za pomocą Excela i karteczek samoprzylepnych – teoretycznie możliwe, praktycznie masochistyczne. System ERP to jak centralny układ nerwowy dla organizacji: łączy wszystkie funkcje, automatyzuje procesy i dostarcza danych, dzięki którym możesz podejmować decyzje szybciej niż konkurencja zdąży powiedzieć „a u nas to działa inaczej”.

ERP: Twój cyfrowy sherpa w drodze na szczyt

Pamiętasz te początki, gdy wszyscy w startupie znali każdy projekt i klienta? Gdy faktury wystawiało się ręcznie, a zapasy liczyło na palcach? To urocze – dopóki nie przekroczysz magicznej granicy 50 pracowników lub 10 mln przychodu. Wtedy nagle okazuje się, że:

• Finansiści nie rozmawiają z logistykami
• Dział sprzedaży obiecuje terminy, których produkcja nie jest w stanie dotrzymać
• HR zatrudnia ludzi do zadań, które powinny być zautomatyzowane
• Ty spędzasz noce na ręcznym konsolidowaniu raportów z pięciu różnych systemów

I właśnie w tym momencie ERP przestaje być „miłym mieć”, a staje się „niezbędnym do przeżycia”.

Jak konkretnie ERP ułatwia skalowanie?

ERP to nie system – to filozofia zarządzania

Największy błąd, jaki widzę u innych CEO? Traktowanie wdrożenia ERP jak kolejnego projektu IT. To jak kupienie najdroższego sprzętu do siłowni i liczenie, że sam się poćwiczysz. ERP wymaga:

• Standaryzacji procesów – jeśli każdy oddział robi co chce, ERP tylko utrwali chaos
• Zmiany kulturowej – ludzie muszą ufać systemowi, a nie swoim notatnikom
• Zaangażowania całego zarządu – to nie jest „projekt dla IT”

Najlepsza analogia? ERP to jak nauka gry na instrumencie. Na początku czujesz się ograniczony przez nuty i zasady. Ale gdy opanujesz podstawy, zyskujesz wolność improwizacji na zupełnie nowym poziomie.

Prawdziwe koszty braku ERP

„Ale to takie drogie!” – słyszę często. Ciekawe, że nikt nie liczy kosztów nie posiadania ERP:

1. Koszty błędów – gdy dane są rozproszone, błędy są nieuniknione. Znam firmę, która przez pomyłkę w Excelu złożyła podwójne zamówienie na pół miliona złotych.
2. Koszty okazji – ile kontraktów tracisz, bo nie możesz szybko podać dostępności produktu? Ile czasu marnujesz na ręczne przetwarzanie zamiast na rozwój biznesu?
3. Koszty ludzkie – Twoi najlepsi ludzie uciekną, jeśli zmusisz ich do pracy w chaosie i ręcznego klepania danych.

W mojej firmie ROI z ERP przyszło po 18 miesiącach. Jak to policzyliśmy? Prosto – porównaliśmy liczbę pełnych etatów przed i po wdrożeniu potrzebnych do obsługi tej samej skali operacyjnej. Wynik? 30% mniej ludzi w działach backoffice.

Jak wybrać system ERP, którego nie będziesz przeklinać?

Rynek ERP to jak targowisko próżności – każdy sprzedawca obiecuje złote góry. Oto moja sprawdzona metoda selekcji:

1. Zacznij od procesów, nie od oprogramowania

Najpierw zmapuj swoje kluczowe procesy biznesowe. ERP ma je wspierać, a nie odwrotnie. Jeśli słyszysz „u nas to się robi inaczej” od sprzedawcy ERP – uciekaj. To jak kupowanie garnituru i próba dostosowania ciała do niego zamiast odwrotnie.

2. Szukaj systemu na następne 5 lat, nie na wczoraj

Twoja firma będzie rosła – system musi nadążyć. Kluczowe pytania:

• Czy system obsłuży 10x większy wolumen transakcji?
• Czy można łatwo dodać nowe moduły (np. e-commerce, CRM)?
• Czy wspiera rozproszone zespoły i wiele jurysdykcji?

3. Nie daj się uwieść fajerwerkom

AI! Blockchain! Metaverse! Świetnie, ale najpierw sprawdź podstawy:

• Czy system poprawnie rozlicza VAT w 27 krajach UE?
• Czy generuje raporty wymagane przez Twoich inwestorów?
• Czy ma sensowny interfejs, który nie wymaga 6-miesięcznego szkolenia?

W NexTech wybraliśmy system, który nazywamy „cyfrowym szwajcarskim scyzorykiem” – może nie ma podgrzewanego uchwytu do butelek, ale ma wszystkie narzędzia, których faktycznie używamy.

Wdrożenie ERP: jak nie zwariować?

Statystyki są bezlitosne – 50-75% wdrożeń ERP kończy się opóźnieniami lub przekroczeniem budżetu. Oto jak znaleźć się w szczęśliwej mniejszości:

1. Przygotuj dane jak do operacji na otwartym sercu

„Śmieci wnoszone, śmieci wynoszone” – to motto każdego wdrożenia. Jeśli Twoje dane są w bałaganie, ERP tylko ten bałagan ustandaryzuje i przyspieszy. W naszym przypadku poświęciliśmy 3 miesiące na:

• Ujednolicenie kodów produktów
• Weryfikację historycznych zapisów magazynowych
• Stworzenie zasad nazewnictwa klientów i dostawców

2. Wdrażaj metodą „plaster miodu”

Nie próbuj przełączyć całej firmy na raz. My zaczęliśmy od działu finansów, potem logistyka, HR, itd. Każdy dział był „plasterkiem”, który stopniowo wypełniał całą strukturę.

3. Zaangażuj użytkowników od dnia zero

Najlepszy sposób na sabotaż wdrożenia? Narzucić system z góry bez konsultacji. My stworzyliśmy „zespoły hybrydowe” – pracownicy operacyjni pracowali z konsultantami nad dostosowaniem systemu do realiów ich pracy.

ERP w erze AI i cloud computing: co dalej?

ERP nie jest już tym samym co 10 lat temu. Oto najciekawsze trendy:

• ERP jako platforma – zamiast monolitu, systemy stają się ekosystemami aplikacji
• Wbudowana analityka predykcyjna – nie tylko pokazuje, co się stało, ale sugeruje, co zrobić
• Integracja z IoT – maszyny same zgłaszają zapotrzebowanie na części zamienne
• Personalizacja interfejsów – każdy pracownik widzi to, co jest mu potrzebne

W NexTech testujemy właśnie funkcję, gdzie system sam sugeruje optymalne ceny na podstawie analizy tysięcy czynników. To jak mieć ekonomistę, analityka rynkowego i psychologa w jednym – tylko bez kawy i urlopów.

Czy każdy biznes potrzebuje ERP?

Odpowiedź brzmi: to zależy. Jeśli:

• Masz mniej niż 20 pracowników
• Wszystkie procesy mieszczą się w głowie właściciela
• Nie planujesz szybkiego wzrostu

…może wystarczy Ci zestaw narzędzi typu Excel + Google Workspace. Ale jeśli widzisz siebie za 5 lat z 5-krotnie większym biznesem, inwestycja w ERP to nie wydatek – to polisa ubezpieczeniowa na Twoją skalowalność.

Pamiętaj: ERP nie sprawi, że Twój biznes będzie skalowalny. Ale bez ERP Twój biznes na pewno nie będzie skalowalny. To jak różnica między posiadaniem silnika odrzutowego a próbą przebicia się przez barierę dźwięku na rowerze.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.