Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie ERP? Sprawdź listę kontrolną

Odpowiedź brzmi: jeśli musisz się zastanawiać, prawdopodobnie nie jesteś gotowy. Ale spokojnie – to nie wyrok. ERP to nie randka w ciemno, gdzie liczy się spontaniczność. To raczej małżeństwo z rozsądku, które wymaga przygotowania, analizy i… no cóż, sporej dawki cierpliwości. Poniżej znajdziesz listę kontrolną, która pozwoli Ci ocenić, czy nie pakujesz się w technologiczny związek na pokaz.

1. Masz więcej Exceli niż pracowników

Jeśli Twoja firma działa na zasadzie „każdy sobie Excelkiem rzepkę skrobie”, to znak, że ERP może być zbawieniem. Ale uwaga: przenoszenie chaosu danych do systemu ERP to jak wlewanie wina do dziurawego wiadra – strata czasu i pieniędzy. Najpierw uporządkuj procesy, potem myśl o automatyzacji.

• Liczba arkuszy Excela przekracza liczbę pracowników?
• Kluczowe dane firmy są rozproszone w 15 różnych wersjach tego samego pliku?
• Ostatnia próba konsolidacji danych skończyła się płaczem w toalecie?

Jeśli odpowiedziałeś „tak” na którekolwiek pytanie – gratulacje, ERP może być Twoim nowym najlepszym przyjacielem.

2. Twoi menedżerowie nie wiedzą, co robią inni dział

W mojej firmie nazywamy to „syndromem feudalnym” – każdy dział to osobne księstwo z własnymi procedurami, danymi i (ulubione!) „tym specjalnym sposobem”, który „tylko my rozumiemy”. ERP nienawidzi takich sytuacji jak ja nienawidzę spotkań bez agendy.

3. Myślisz, że ERP to tylko droższy Excel

Oj, jak ja lubię te rozmowy: „Po co nam ERP? Przecież mamy Excela i Google Sheets!”. To trochę jak mówić „Po co mi samochód? Mam przecież hulajnogę!”. Oba narzędzia służą do przemieszczania się, ale różnica w skali jest… no, znacząca.

ERP to nie:

• Droga wersja Excela
• Magiczny przycisk „napraw wszystko”
• Projekt wdrożeniowy na 2 tygodnie

4. Nie masz osoby, która będzie właścicielem procesu

Wdrożenie ERP bez wyznaczonego lidera to jak organizowanie wesela bez pary młodej – dużo zamieszania, zero odpowiedzialności. I tak, wiem, że w startupach każdy już ma sto obowiązków. Ale uwierz mi – lepiej oddelegować jedną osobę, niż potem zbierać rozsypaną układankę.

Nasz błąd sprzed lat: założyliśmy, że „wszyscy się zaangażują”. Efekt? Analityk danych zajmował się logistyką, a kierownik HR uczył się SQL-a. Absurd.

5. Twoja firma nie ma standardów procesowych

ERP kocha standaryzację tak bardzo, jak korporacje kochają słowo „synergia”. Jeśli w Twojej firmie każdy dział ma:

• Inny sposób zatwierdzania faktur
• Inną definicję „pilnego” zlecenia
• Inny format nazywania plików

…to wdrożenie ERP będzie przypominało próbę nauczenia kota chodzenia na smyczy. Możliwe, ale bolesne dla wszystkich zaangażowanych.

6. Myślisz, że wdrożysz ERP i od razu zobaczysz ROI

Ah, klasyka. Pamiętam nasze pierwsze wdrożenie – myśleliśmy, że po miesiącu system będzie działał jak szwajcarski zegarek. Rzeczywistość? Przez pierwsze pół roku wydajność spadła o 30%. Potem zaczęliśmy zbierać owoce, ale – uwaga – to proces.

Realne oszczędności z ERP widać zwykle po:

• 12-18 miesiącach w małych firmach
• 18-36 miesiącach w średnich przedsiębiorstwach
• 3+ latach w dużych organizacjach

7. Nie masz budżetu na szkolenia

Najdroższy system ERP jest wart tyle, co najtańszy pracownik, który nie wie, jak go używać. A jednak ciągle widzę firmy, które wydają miliony na oprogramowanie, a potem szkolenia traktują jak zbędny wydatek.

Nasza zasada: na każde 100 zł wydane na licencje ERP, minimum 30 zł idzie na szkolenia. Inaczej to jak kupić Ferrari i zatankować je olejem napędowym.

8. Chcesz wdrożyć „wszystko na raz”

Kolejna perełka z naszego portfolio błędów. W pierwszym podejściu chcieliśmy wdrożyć 12 modułów jednocześnie. Efekt? Po 4 miesiącach zespół był na skraju zbiorowego załamania nerwowego.

Dziś wiemy: lepiej wdrażać ERP metodą „kroczek po kroczku”:

1. Wybierz 1-2 kluczowe procesy
2. Wdróż je i dopracuj
3. Dodawaj kolejne moduły

9. Nie masz planu migracji danych

Przenoszenie danych do ERP to jak przeprowadzka z 20-letnim dobytkiem – zawsze okazuje się, że masz więcej śmieci niż myślałeś. I tak, wiem, że „te dane mogą się kiedyś przydać”. Ale uwierz mi – 90% z nich to digitalowy odpowiednik starych gazet.

Nasza sprawdzona metoda:

• Najpierw audyt danych – co jest naprawdę potrzebne?
• Potem czyszczenie – usuwamy duplikaty, błędy
• Na końcu migracja – tylko to, co niezbędne

10. Nie masz cierpliwości

ERP to maraton, nie sprint. Jeśli szukasz szybkiego rozwiązania, lepiej zainwestuj w kurs Excela. Prawdziwe korzyści z ERP widać dopiero po latach. Ale kiedy już się pojawią… oj, warto było czekać.

Pamiętaj: wdrożenie ERP to nie projekt IT. To transformacja biznesowa, która akurat wymaga nowego oprogramowania. Różnica jest kluczowa.

Podsumowanie: czy jesteś gotowy na ERP?

Jeśli po przeczytaniu tej listy masz wrażenie, że Twoja firma nie jest gotowa – świetnie. Świadomość to pierwszy krok do poprawy. ERP to potężne narzędzie, ale jak każde narzędzie – wymaga odpowiedniego przygotowania.

Nasza historia w pigułce: pierwsze wdrożenie – katastrofa. Drugie podejście – średnie. Trzecie – w końcu zaczęliśmy zbierać owoce. Dziś nie wyobrażam sobie prowadzenia biznesu bez sprawnego systemu ERP. Ale droga do tego momentu była… no cóż, pouczająca.

Morał? ERP to nie magiczna różdżka. To raczej solidny młotek – w nieporadnych rękach może zrobić więcej szkody niż pożytku. Ale w rękach przygotowanego zespołu? Narzędzie, które zmienia reguły gry.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.