Czy retrospektywy mają sens?

Odpowiedź brzmi: to zależy. Jeśli twoja retrospektywa to kolejna godzinna dyskusja, w której wszyscy narzekają na te same problemy, a potem wracają do swoich biurek i robią dokładnie to samo co wcześniej – to nie, nie ma sensu. Ale jeśli potraktujesz ją jako narzędzie do realnej zmiany, a nie coroczny rytuał samobiczowania – wtedy tak, może być potężnym narzędziem rozwoju.

Retrospektywa: coroczna terapia grupowa czy narzędzie zmian?

W świecie Agile i Scrum retrospektywy stały się jak wizyty u dentysty – wszyscy wiedzą, że są potrzebne, ale mało kto je lubi. Przychodzimy, narzekamy przez godzinę, zapisujemy kilka postanowień na flipcharcie, który potem ląduje w koszu i… do zobaczenia za miesiąc. Brzmi znajomo?

Problem nie leży w samej idei retrospektywy, tylko w tym, jak ją wykonujemy. To trochę jak z noworocznymi postanowieniami – wszyscy je mamy, ale tylko 8% ludzi je realizuje. Czy to znaczy, że powinniśmy przestać robić postanowienia? Nie. Powinniśmy tylko przestać robić je byle jak.

5 grzechów głównych retrospektyw:

• Rytuał bez konsekwencji – dyskusja dla dyskusji, bez realnych zmian
• Brak struktury – „jak się czujecie?” to za mało
• Dominacja najgłośniejszych – 80% czasu zajmują 20% osób
• Brak danych – opieramy się na odczuciach, nie faktach
• Zero follow-up – nikt nie sprawdza, czy cokolwiek zrobiliśmy z wnioskami

Jak zrobić retrospektywę, która faktycznie coś zmienia?

Przez ostatnie 5 lat w NexTech przetestowaliśmy chyba wszystkie możliwe formaty retrospektyw. Od klasycznych „co poszło dobrze/źle”, przez bardziej kreatywne metody jak „żagle” czy „hot air balloon”, aż po eksperymenty z retrospektywami na stojąco (bo podobno wtedy ludzie myślą szybciej). Oto co się sprawdziło:

1. Dane zamiast opinii

Zamiast pytać „jak się czujecie?”, pokaż konkretne metryki: velocity, wskaźnik ukończenia zadań, średni czas rozwiązywania problemów. Ludzie mogą mieć różne odczucia, ale dane mówią prawdę.

2. Ogranicz liczbę działań

Zamiast tworzyć listę 15 „poprawek”, wybierz maksymalnie 3 najważniejsze rzeczy do zmiany. I przypisz konkretnych właścicieli z terminami. Bez tego to tylko pobożne życzenia.

3. Rotuj formaty

Ludzie nudzą się tym samym. Raz na 3-4 retrospektywy zmień format. Oto kilka sprawdzonych:

• Start/Stop/Continue – proste i skuteczne
• Mad/Sad/Glad – bardziej emocjonalna wersja
• 4L (Liked, Learned, Lacked, Longed for) – dla zespołów nastawionych na rozwój
• Speedboat – wizualizacja przeszkód i silników

Kiedy retrospektywy tracą sens?

Istnieją sytuacje, gdy retrospektywa to strata czasu (i pieniędzy, jeśli policzyć koszt godziny pracy całego zespołu):

1. Kiedy nie masz zamiaru nic zmieniać

Jeśli wiesz, że i tak nie wprowadzisz zmian ze względu na budżet, timing czy inne ograniczenia – lepiej odwołać spotkanie. Fałszywe nadzieje są gorsze niż ich brak.

2. Kiedy zespół nie ufa procesowi

Jeśli przez ostatnie pół roku żaden wniosek z retrospektywy nie został wdrożony, ludzie przestają traktować to poważnie. Najpierw odbuduj zaufanie małymi, widocznymi zmianami.

3. Kiedy stały się terapią grupową

Retrospektywa to nie miejsce na rozwiązywanie głębokich konfliktów interpersonalnych. Jeśli zespół ma poważne problemy w relacjach, potrzebna jest interwencja HR lub coacha, nie godzinna dyskusja raz w miesiącu.

Alternatywy dla klasycznych retrospektyw

Jeśli tradycyjne retrospektywy w twoim zespole nie działają, oto kilka innych podejść:

1. Continuous feedback

Zamiast gromadzić feedback raz na sprint, wprowadź codzienny 5-minutowy standup „co moglibyśmy robić lepiej?”. Mniejsze, ale częstsze korekty kursu.

2. Async retrospektywy

Użyj narzędzi jak Slack czy Loom, gdzie ludzie mogą dzielić się przemyśleniami w swoim czasie. Mniej presji, więcej refleksji.

3. Eksperymenty zamiast postanowień

Zamiast mówić „powinniśmy lepiej komunikować”, zaplanuj konkretny 2-tygodniowy eksperyment np. „testujemy codzienne 15-minutowe sync-y między działami”. Potem mierz rezultaty.

Podsumowanie: retrospektywy tak, ale z głową

Retrospektywy są jak narzędzia w warsztacie – mogą służyć do zbudowania domu, ale też można sobie nimi przytrzasnąć palec. Klucz to:

• Bazuj na danych, nie tylko odczuciach
• Ogranicz liczbę działań do maksymalnie 3 na sprint
• Rotuj formaty, żeby uniknąć rutyny
• Mierz skuteczność – jeśli przez 3 miesiące nic się nie zmienia, zmień podejście
• Pamiętaj, że retrospektywa to środek do celu, nie cel sam w sobie

Najlepsza retrospektywa to taka, po której zespół wychodzi z konkretnym planem działania, a nie tylko z poczuciem, że właśnie stracił kolejną godzinę życia. I pamiętaj – jeśli twoje retrospektywy są bezwartościowe, to nie znaczy, że retrospektywy są bezwartościowe. To znaczy, że robisz je źle.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.