Automatyzacja procesów produkcyjnych dzięki ERP – krok po kroku

Automatyzacja procesów produkcyjnych przy użyciu systemu ERP to nie magiczna różdżka, która sama naprawi wszystkie problemy twojej fabryki, ale jeśli podejdziesz do tego z głową, może stać się najważniejszą inwestycją od czasu, gdy twoja firma wymieniła dętki na wózkach widłowych. W skrócie: ERP (Enterprise Resource Planning) to system, który integruje wszystkie działy twojego przedsiębiorstwa – od magazynu przez produkcję po finanse – w jeden spójny organizm, eliminując ręczne wprowadzanie danych, redukując błędy i przyspieszając przepływ informacji. Brzmi pięknie? Bo jest. Ale jak to zrobić, żeby nie skończyć z drogim, nieużywanym narzędziem i zbuntowanymi pracownikami? O tym poniżej.

Krok 1: Przyznaj się – po co ci to właściwie potrzebne?

Zanim wydasz pierwsze 100 000 zł na system ERP, zadaj sobie pytanie: co właściwie chcesz osiągnąć? Bo jeśli odpowiedź brzmi: „Bo wszyscy mają”, to od razu możesz przestać czytać i zainwestować w nowe krzesełka do biura – przynajmniej będą się podobały.

Prawdziwe powody powinny być konkretne:

• Chcesz zredukować czas przestojów w produkcji o 30%?
• Potrzebujesz widzieć na bieżąco stan magazynu, żeby nie skończyć z 5000 zamówionych śrubek M6 i zerowym zapasem tych M8, które są akurat potrzebne?
• Masz dość sytuacji, gdy dział sprzedaży obiecuje klientom terminy, a produkcja dowiaduje się o tym dopiero z maila „URGENT!!!”?

Zapisz te cele. Będą twoją kotwicą, gdy w trakcie wdrożenia zaczniesz zastanawiać się, czy przypadkiem nie lepiej było zostać hodowcą alpak.

Krok 2: Wybór systemu – czyli jak nie dać się oszukać pięknym prezentacjom

Rynek systemów ERP jest jak targ rybny – pełen krzykliwych sprzedawców obiecujących „najlepsze rozwiązanie w super cenie”. Jak wybrać mądrze?

Kluczowe kryteria:

I najważniejsze – nie wierz na słowo. Poproś o referencje i porozmawiaj z prawdziwymi użytkownikami. Jeśli usłyszysz „no, generalnie działa, ale…”, to uważnie zapisz wszystkie „ale”.

Krok 3: Przygotowanie danych – sprzątanie piwnicy przed remontem

Wdrożenie ERP to świetna okazja, żeby w końcu uporządkować swoje dane. I tak jak sprzątanie piwnicy, proces jest żmudny, ale konieczny.

• Standaryzuj nazewnictwo – jeśli w jednym systemie masz „śruba M6”, w drugim „M6 śruba”, a w Excelu „śrubka M6”, to masz problem.
• Oczyść stary syf – nie przenoś do nowego systemu błędów ze starego. To jak przepakowywanie śmieci do nowych worków.
• Zdefiniuj procesy – ERP wymusi dyscyplinę. Jeśli teraz każdy dział robi zakupy po swojemu, czas to ustandaryzować.

Pro tip: Jeśli twoje dane są w takim stanie, że wstydzisz się pokazać je konsultantom, to znaczy, że ten krok jest szczególnie ważny.

Krok 4: Wdrożenie – czyli jak nie wylać dziecka z kąpielą

Najczęstszy błąd? Próba wdrożenia wszystkiego na raz. To jak nauka pływania przez skok do głębokiej wody z kamieniem u nogi. Lepsze podejście:

1. Rozpocznij od pilota – wybierz jeden proces (np. zarządzanie magazynem) lub jeden dział.
2. Testuj na żywym organizmie – ale nie na całej firmie. Wystarczy kilka osób.
3. Zbieraj feedback i dostosowuj – ERP ma służyć ludziom, nie odwrotnie.
4. Dopiero potem skaluj – gdy pierwszy moduł działa, dodawaj kolejne.

Pamiętaj: nawet najlepszy system nie zastąpi myślenia. Jeśli twój proces zakupowy jest głupi, ERP tylko zautomatyzuje głupotę.

Krok 5: Szkolenia – bo nawet najlepsze narzędzie jest bezużyteczne w nieodpowiednich rękach

Wiesz, co jest gorsze niż brak systemu ERP? ERP, którego nikt nie używa. Dlatego szkolenia są kluczowe, ale:

• Nie ograniczaj się do suchych instrukcji – pokaż, jak system rozwiązuje realne problemy pracowników.
• Wyznacz „liderów ERP” – w każdym dziale powinna być osoba, która pomaga innym.
• Przygotuj dokumentację – najlepiej w formie krótkich filmów i checklist.

I najważniejsze: słuchaj uwag użytkowników. Czasem ich frustracja wskazuje na prawdziwe problemy w systemie.

Krok 6: Monitorowanie i ciągłe doskonalenie – ERP to maraton, nie sprint

Wdrożenie to dopiero początek. Prawdziwa wartość ERP ujawnia się z czasem, gdy:

• Analizujesz dane – ERP generuje tony informacji. Wykorzystaj je do optymalizacji.
• Dostosowujesz system – firma się zmienia, system musi nadążyć.
• Szkolisz nowych pracowników – włącz szkolenia z ERP do onboardingu.

Pamiętaj: żaden system nie jest idealny. Ale dobrze wdrożony ERP może być twoim najlepszym pracownikiem – nie choruje, nie narzeka i pracuje 24/7. Tylko kawy nie przyniesie.

Czego się spodziewać po udanej automatyzacji?

Jeśli zrobiłeś wszystko powyżej (lub przynajmniej nie olewałeś tego totalnie), efekty powinny być zauważalne:

• Skrócenie czasu realizacji zamówień – nawet o 30-50%, bo mniej czasu tracisz na szukanie informacji.
• Redukcja zapasów – lepsza widoczność = mniej nadmiernych zakupów.
• Mniej błędów – ręczne wprowadzanie danych to raj dla pomyłek.
• Lepsze decyzje – oparte na aktualnych danych, a nie przeczuciu kierownika produkcji.

I najważniejsze: zamiast gasić pożary, w końcu możesz skupić się na rozwoju firmy. A to, przyznajmy, jest całkiem fajne.

Podsumowując: automatyzacja produkcji z ERP to nie jest projekt na weekend. To inwestycja czasu, pieniędzy i nerwów. Ale jeśli zrobisz to dobrze, efekty przewyższą koszty. Tylko nie oszukuj – półśrodki się nie liczą.

Piotrek

Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.

Kim jestem?

Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.

Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.

Moje wartości

• Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
• Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
• Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
• Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
• Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności

Poza biznesem

Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.

Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.

Dlaczego ten blog?

„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.

Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”

Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.