5 najczęstszych błędów przy wdrożeniu ERP i jak ich uniknąć
Wdrożenie systemu ERP to jak przeprowadzka do nowego domu – wszyscy wiedzą, że będzie ciężko, ale i tak kończy się krzykami, walizkami rzuconymi w kąt i pytaniami „kto to tak zaprojektował?!”. Przez ostatnie 5 lat w NexTech Solutions przeżyliśmy trzy wdrożenia ERP (tak, jesteśmy masochistami) i zebraliśmy pokaźną kolekcję porażek, które teraz możecie ominąć. Oto pięć najczęstszych błędów, które potrafią zamienić nawet najlepszy system w cyfrową katastrofę – oraz sprawdzone sposoby, jak ich uniknąć.
1. „To tylko kwestia technologii” – czyli lekceważenie czynnika ludzkiego
Największy błąd? Myślenie, że ERP to tylko oprogramowanie. W rzeczywistości to 20% technologii i 80% zmiany mentalnej w zespole. Pamiętam nasze pierwsze wdrożenie, gdy spędziliśmy pół miliona złotych na „najlepszym systemie”, a potem przez 3 miesiące słuchaliśmy: „Ale w starym systemie było lepiej”.
Jak uniknąć:
- Zaangażuj użytkowników od początku – nie pytaj ich, czego chcą, tylko obserwuj, jak pracują. Ich „chcę” często różni się od faktycznych potrzeb.
- Inwestuj w szkolenia proporcjonalnie do kosztów licencji – jeśli wydałeś 500k na system, nie oszczędzaj na 50k szkoleń.
- Znajdź ambasadorów zmian – w każdym dziale wytypuj osoby, które pomogą w adaptacji.
| Co poszło źle | Naprawa |
|---|---|
| Szkolenia w formie 8-godzinnego maratonu | Modułowe szkolenia + „godziny otwarte” z ekspertem |
| Narzucenie systemu odgórnie | Pilotaż w 1 dziale + dostosowanie przed wdrożeniem globalnym |
2. „Zaimplementujemy wszystko od razu” – czyli gigantomania w czystej postaci
ERP to nie all-you-can-eat buffet, gdzie trzeba nałożyć wszystko, co się da. Nasz drugi błąd? Chcieliśmy wdrożyć 15 modułów jednocześnie. Efekt? Przez 4 miesiące księgowość działała na Excelu, a logistyka – na karteczkach post-it.
Jak uniknąć:
- Wdrażaj metodą „minimum viable product” – zacznij od kluczowych funkcji.
- Ustal priorytety z działami – co jest must-have, a co może poczekać 6 miesięcy?
- Przygotuj plan fazowy – zamiast „wszystko teraz”, zaplanuj 3-4 etapy wdrożenia.
Pro tip: Jeśli twój dostawca ERP naciska na kompleksowe wdrożenie od razu, zapytaj, czy ich system działa tak sprawnie, jak ich proces sprzedaży.
3. „Dostosujemy system do naszych procesów” – czyli jak zapłacić milion, by dalej być średniakiem
To ulubiony błąd każdego CEO, który myśli, że jego firma jest wyjątkowa. Prawda? 80% twoich procesów jest identycznych jak u konkurencji. W NexTech straciliśmy 3 miesiące na dostosowywanie systemu do „naszej wyjątkowej” faktury pro forma, która różniła się od standardowej… kolorem nagłówka.
Jak uniknąć:
- Najpierw standaryzuj, potem automatyzuj – uprość procesy przed wdrożeniem.
- Korzystaj z najlepszych praktyk – systemy ERP mają wbudowane dziesiątki sprawdzonych workflow’ów.
- Wyznacz granice dostosowań – powyżej 20% zmian koszt rośnie wykładniczo.
Pamiętaj: ERP to nie szwalnia na miarę, tylko gotowy garnitur – możesz go dopasować w paru miejscach, ale nie przerobisz go na sukienkę balową.
4. „Nie potrzebujemy projektu wdrożeniowego” – czyli jak zbudować wieżę Babel
Większość firm traktuje projekt wdrożeniowy jak instrukcję obsługi lodówki – nikt jej nie czyta, aż coś się zepsuje. W efekcie każdy dział rozumie system inaczej. Nasz ulubiony przykład? Dział sprzedaży i logistyki używali tego samego pola „status zamówienia”, ale z 12 różnymi znaczeniami.
Jak uniknąć:
- Zatrudnij niezależnego project managera – nie może to być osoba od dostawcy ERP.
- Stwórz słownik pojęć – jedna definicja = jedno pole w systemie.
- Dokumentuj decyzje – najlepiej w systemie, do którego wszyscy mają dostęp.
Statystyka, która zmusi cię do refleksji: 68% projektów ERP bez dedykowanego PM kończy się przekroczeniem budżetu o ponad 25% (źródło: Panorama Consulting).
5. „Po wdrożeniu będzie łatwiej” – czyli naiwność w czystej postaci
Większość firm traktuje „go-live” jak metę. W rzeczywistości to dopiero start długiego procesu optymalizacji. Nasz ulubiony moment? Gdy po 3 miesiącach od wdrożenia okazało się, że 30% pól w systemie nikt nie używa, a kluczowe funkcje – nie działają jak trzeba.
Jak uniknąć:
- Zaplanuj fazę stabilizacji – minimum 3-6 miesięcy po wdrożeniu.
- Mierz efekty – zdefiniuj KPI przed wdrożeniem i regularnie je sprawdzaj.
- Przygotuj budżet na optymalizację – ok. 15-20% kosztów wdrożenia.
Pamiętaj: ERP to jak wino – im dłużej stoi (i jest odpowiednio pielęgnowany), tym lepsze daje efekty. Chyba że zostawisz go otwartego w piwnicy – wtedy zmieni się w ocet.
Podsumowanie: ERP to maraton, nie sprint
Po trzech wdrożeniach ERP nauczyłem się jednego: sukces nie zależy od wyboru systemu (wszystkie główne platformy są dobre), ale od tego, jak podejdziesz do procesu. Unikniesz 80% problemów, jeśli:
- Potraktujesz wdrożenie jako projekt zmiany, nie technologiczny
- Zaczniesz od minimum funkcjonalności
- Dostosujesz firmę do systemu, a nie system do firmy
- Zainwestujesz w zarządzanie projektem
- Zaplanujesz długi okres dostrajania
Najważniejsza lekcja? ERP to nie magiczna pigułka na problemy firmy – to narzędzie, które wzmacnia dobre praktyki i uwydatnia złe. Jak mawiał mój mentor: „Idiota z ERP-em to po prostu idiota z szybszym dostępem do danych”.
A ty? Jakie błędy popełniłeś przy wdrożeniach? Podziel się w komentarzu – najlepiej uczymy się na cudzych porażkach. Chyba że wolisz popełnić je sam… wtedy do zobaczenia za rok przy wpisie „Jak naprawić złe wdrożenie ERP”.
Related Articles:
- ERP a efektywność produkcji – co warto wiedzieć?
- Czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie ERP? Sprawdź listę kontrolną
- ERP w chmurze czy lokalnie? Plusy i minusy rozwiązań
- Dlaczego każdy producent potrzebuje systemu ERP? Odkryj korzyści!
- 10 powodów, dla których ERP zmienia zarządzanie firmą na zawsze
- ERP w praktyce: Jak zintegrować produkcję i finanse w jednym systemie?
Cześć, jestem Tomasz Nowak – CEO i współzałożyciel NexTech Solutions, globalnego startupu technologicznego, który z 3-osobowego zespołu rozrósł się do ponad 200 pracowników w 7 krajach.
Kim jestem?
Mam 35 lat i od 12 lat działam w branży technologicznej, w tym od 5 lat jako CEO. Z wykształcenia jestem magistrem informatyki (Politechnika Warszawska), ukończyłem również MBA na INSEAD, ale moim prawdziwym uniwersytetem był proces budowania firmy od zera do globalnego zasięgu.
Wierzę w podejmowanie decyzji w oparciu o dane, nie intuicję. Cenię sobie bezpośrednią komunikację i transparentność – zarówno w relacjach z zespołem, jak i na tym blogu. Jestem pragmatycznym wizjonerem – potrafię marzyć o wielkich rzeczach, ale zawsze z planem realizacji w ręku.
Moje wartości
- Transparentność i uczciwość – fundamenty każdego trwałego biznesu
- Innowacyjność – nie jako modne hasło, ale codzienna praktyka
- Kultura organizacyjna oparta na odpowiedzialności i autonomii
- Rozwój pracowników jako klucz do sukcesu firmy
- Globalne myślenie od pierwszego dnia działalności
Poza biznesem
Wstaję codziennie o 5:30, by zacząć dzień od medytacji i treningu. Mimo intensywnego grafiku (ponad 50 lotów biznesowych rocznie), staram się utrzymywać work-life balance. Biegam w triatlonach, gram w tenisa i jestem aktywnym mentorem dla młodych przedsiębiorców.
Najważniejsza rola w moim życiu? Ojciec dwójki dzieci, dla których staram się być obecny mimo wymagającego biznesu.
Dlaczego ten blog?
„Strona Szefa” to moja przestrzeń do dzielenia się praktyczną wiedzą z zakresu zarządzania i budowania globalnego biznesu. Bez korporacyjnego żargonu, bez pustych frazesów, za to z konkretnymi przykładami i danymi.
Piszę zarówno o sukcesach, jak i porażkach – bo to z tych drugich płyną najcenniejsze lekcje. Jak mawiamy w zespole: „Nie ma nieudanych projektów, są tylko eksperymenty z nieoczekiwanymi rezultatami.”
Jeśli szukasz praktycznej wiedzy o budowaniu startupu, zarządzaniu zespołem w szybko rosnącej firmie i skalowaniu biznesu na globalną skalę – jesteś we właściwym miejscu.
